Khi làm việc ở Nhật, có rất nhiều nghi thức kinh doanh hay văn hoá công sở nhưng cách sử dụng từ ngữ, tác phong, trao đổi danh thiếp và trả lời điện thoại là 4 điều tối thiểu mà bạn nên làm chủ.

LocoBee nghĩ rằng sinh viên mới bước vào xã hội, đặc biệt người nước ngoài, chưa bao giờ có cơ hội học các nghi thức kinh doanh, vì vậy chúng ta hãy tạo ra một chương trình đào tạo để bốn nghi thức trên sẽ được học với mức độ ưu tiên cao nhất.



 

#1. Cách sử dụng từ vựng

Lời nói là phép xã giao cơ bản nhất trong kinh doanh. Văn bản, chẳng hạn như lời chào, Ho-Ren-So và trả lời điện thoại, là cơ sở của tất cả công việc. Nếu từ ngữ mơ hồ, nó sẽ tạo ấn tượng chưa trưởng thành.

• Để tạo cho người đối diện cảm giác yên tâm, tin tưởng và giao tiếp trôi chảy, cần phải tiếp thu ngôn ngữ chính xác
• Khi nói chuyện với cấp trên hoặc đối tác kinh doanh, nguyên tắc chung là phải nói bằng kính ngữ. Sử dụng thành thạo các từ lịch sự “desu” và “masu”, đồng thời sử dụng kính ngữ và khiêm tốn phù hợp với tình huống

Lưu ý khi sử dụng từ ngữ giao tiếp

• Khi giao tiếp tại nơi làm việc, đừng nhầm giữa kính ngữ với những từ khiêm tốn
• Mặt khác, khi giới thiệu người trong công ty dù là cấp trên với người bên ngoài công ty, thì cũng không sử dụng kính ngữ để giới thiệu cấp trên đó

Học tiếng Nhật: Phân biệt tôn kính ngữ và khiêm nhường ngữ

8 chùm từ đệm bạn cần biết để giao tiếp tiếng Nhật hiệu quả

 

#2. Tác phong

Hình ảnh, tác phong bên ngoài cũng quan trọng như một nghi thức kinh doanh. Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng trong kinh doanh, vì vậy bạn cần phải ăn mặc thật gọn gàng mọi lúc. Nếu xuất hiện với đầu tóc bù xù, quần áo nhăn nhúm, bạn sẽ có nguy cơ đánh mất lòng tin của các đối tác kinh doanh và cả người trong công ty nữa.

Nếu bạn đang ở vị trí để giáo dục nhân viên của mình, hãy nhắc nhở nếu cấp dưới của bạn ăn mặc không chỉnh tề. Thật khó nếu ngay cả bạn không làm được như vậy đúng không nào.

Một số chú ý về tác phong:

• Tóc: gọn gàng, được gội sạch sẽ
• Áo sơ mi, vest: là phẳng và làm thẳng cổ áo sơ mi.
• Cà vạt: thắt đúng cách, thẳng, tránh chọn màu chói không phù hợp
• Giày: loại bỏ bụi bẩn
• Râu: cạo sạch sẽ
• Trang điểm: với các nhân viên nữ, không loè loẹt, tạo độ khoẻ mạnh, tươi tắn

 

#3. Trao đổi danh thiếp

Trao đổi danh thiếp là một nghi thức trong công việc ở Nhật mà bạn nên nhớ khi gặp mặt với những người bên ngoài công ty. Khi làm việc với ai đó bạn gặp lần đầu tiên, trước tiên bạn phải trao đổi danh thiếp.

Ngã mũ trước sự sáng tạo của người Nhật: Danh thiếp thời corona

Cách thức trao đổi danh thiếp

1. Lấy danh thiếp từ hộp đựng danh thiếp ra
2. Để danh thiếp theo hướng có thể lấy ngay ra được đúng hướng mong muốn
3. Giới thiệu bản thân
4. Trao danh thiếp của bạn bằng tay phải và nhận danh thiếp của bên kia bằng tay trái
5. Khi bạn nhận danh thiếp, hãy nói “Cảm ơn” và giữ danh thiếp bằng cả hai tay
6. Khi bạn đã ngồi vào chỗ ngồi, hãy đặt hộp đựng danh thiếp lên bàn làm việc và đặt danh thiếp bạn nhận được lên đó

5 điểm cần lưu ý khi đổi danh thiếp

• Trước khi trao đổi danh thiếp, hãy cho danh thiếp ra khỏi hộp đựng danh thiếp
• Về cơ bản, danh thiếp được trao đổi theo thứ tự từ người có chức vụ cao nhất
• Khi trao danh thiếp, hãy hướng danh thiếp về phía người khác để người khác có thể đọc được tên của bạn
• Khi trao đổi danh thiếp đồng thời đưa danh thiếp ở vị trí thấp hơn đối phương
• Ngay sau khi trao đổi danh thiếp, hãy kiểm tra cách đọc tên của bên kia

 

#4. Trả lời điện thoại

Nếu làm việc văn phòng, bạn cũng phải thông thạo việc trả lời điện thoại. Ngay cả khi bạn không thường trả lời điện thoại, chúng ta hãy học tập để luôn sẵn sàng và tiếp nhận nó một cách tích cực, chuyên nghiệp.

Trả lời điện thoại là hình thức liên lạc, giúp bạn hiểu khách hàng và đối tác kinh doanh của mình. Ghi nhớ khi bạn trả lời điện thoại, bạn là người đại diện cho hình ảnh của công ty nên hãy cố gắng hết sức để có thể giao tiếp qua điện thoại thành công nhé!

7 điểm lưu ý khi trả lời điện thoại:

• Khi bạn nhận được cuộc gọi, hãy cố gắng trả lời trong vòng 3 tiếng chuông
• Nếu bạn đến muộn để nhận điện thoại, hãy xin lỗi お待たせいたしました/Omatase itashimashita – Xin lỗi anh chị vì để anh chị đợi lâu.
• Không nói もしもし (moshimoshi)
• Nói với một giọng rõ ràng
• Nói và ghi chú lại thông tin
• Người gọi cúp máy trước. Khi nhận được một cuộc gọi, không cúp máy trước
• Nhẹ nhàng đặt điện thoại xuống khi gác máy

Hãy cố gắng làm chủ 4 văn hoá công sở cơ bản này để có được một hình ảnh thật tốt trong mắt đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng nhé!

Xử lý phàn nàn của khách hàng qua điện thoại bằng tiếng Nhật (kì cuối)

 

Tổng hợp LOCOBEE