Nếu làm việc tại Nhật Bản, bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên trước văn hoá ứng xử trong công việc của người Nhật. Khi đến gặp khách hàng, đối tác cũng cần có văn hoá ứng xử nhất định. Những điều bạn biết và không biết sẽ có ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa đối tác sau này. Ấn tượng về bạn sẽ được quyết định trước khi bạn thực sự gặp gỡ và nói chuyện với đối phương là chuyện không hề quá lời.

Hãy chắc chắn ghi nhớ 10 điểm cần chú ý trước khi đến gặp khách hàng nhé

[LocoBee Job] Cùng LocoBee tìm việc ở Nhật!

 

#1. Hẹn trước

Khi muốn tới gặp khách hàng hay đối tác bạn nhất định phải hẹn gặp trước. Đây là văn hoá làm việc nhất định cần phải có, việc đến gặp mà không hẹn trước là thất lễ với đối phương. Hãy liên lạc và xác nhận lịch trịch của đối phương rồi mới đến gặp nhé!

 

#2. Xem xét thời gian cuộc hẹn

Hãy lưu ý đến thời gian của cuộc hẹn. Nếu đối phương đưa ra thời gian hẹn trước thì không sao nhưng nếu bạn là người chọn thời gian thì hãy nhớ rằng phải tránh hẹn vào ngoài giờ làm việc của công ty họ. Thông thường các công ty bắt đầu làm việc từ 9 giờ nhưng cũng có nơi bắt đầu từ 8 giờ hoặc 10 giờ. Bên cạnh đó có công ty làm việc đến 18 giờ hay cũng có nơi chỉ làm đến 17 giờ.

Hãy cân nhắc đến giờ giấc của đối phương để quyết định giờ hẹn nhé!

 

#3. Hành động sớm để không trễ hẹn

[Văn hoá công sở] Đúng giờ – con đường hiệu quả nhất trong việc gây dựng lòng tin

Là người đã đi làm tuyệt đối không để trễ hẹn hoặc đến muộn. Do đó cần phải tìm hiểu về chi tiết về thời gian trên tàu cũng như cách đi đến chỗ của đối phương. Hãy chắc chắn rằng bạn đến địa điểm hẹn sớm hơn thời gian đã hẹn để phòng trường hợp chậm trễ ngoài ý muốn hay tắc đường.

 

#4. Liên lạc ngay nếu đến trễ

Dù có chuẩn bị tốt đến đâu vẫn có khả năng bạn bị trễ hẹn do tàu chậm hoặc có tai nạn xảy ra. Trong trường hợp đó hãy liên hệ ngay với đối phương. Tốt nhất là liên hệ bằng điện thoại chứ không phải là email. Nếu đã biết là sẽ trễ hẹn hay dự đoán là sẽ bị trễ hẹn hay liên hệ ngay chứ đừng chờ đến gần thời gian hẹn mới liên lạc. Lúc này có thể dùng câu tiếng Nhật như:

大変申し訳ございません。電車が遅延してしまい10分程度遅れそうです。

(Taihen moushiwake gozaimasen. Densa ga chien shiteshimai juppun teido okure soudesu)

Tôi chân thành gửi lời xin lỗi. Do tàu bị muộn nên có thể tôi sẽ đến trễ hẹn 10 phút.

 

#5. Cởi áo khoác trước khi gặp mặt

Hãy nhớ cởi áo khoác trước khi gặp đối phương. Tương tự với khăn choàng và găng tay.

 

#6. Chú ý ngoại hình

Chú ý đến ngoại hình cũng là một văn hoá cần có trong công việc. Bạn không cần phải dùng thứ đắt tiền nhưng nếu đi 1 đôi gìay bẩn hay 1 chiếc túi bẩn thì đó sẽ không được đánh giá cao đâu.

 

#7. Để điện thoại ở chế độ im lặng

Nhớ rằng điện thoại của bạn phải ở chế độ im lặng trong thời gian cuộc hẹn với đối phương.

 

#8. Chú ý nếu mang ô

Nếu ô bị ướt vì trời mưa hãy nhớ làm ráo nước, cuộn gọn gàng trước khi gặp đối phương. Nếu ở địa điểm hẹn có giá để ô hãy sử dụng để không làm bẩn sàn nhà cũng như phòng họp.

 

#9. Mang theo danh thiếp

Danh thiếp là lời chào quan trọng khi hai bên gặp mặt. Do đó hãy luôn mang theo danh thiếp để tự giới thiệu bản thân hoặc dùng khi được cấp trên giới thiệu.

 

#10. Không đến quá sớm

Trong văn hoá công sở việc đến sớm 5 phút trước cuộc hẹn là điều cần thiết. Đến muộn đương nhiên là không được nhưng đến quá sớm, chẳng hạn như trước 10 phút thì cũng không nên.

 

Tổng kết

Bạn đã nhớ hết 10 quy tắc ứng xử khi đến gặp khách hàng, đối tác trên đây chưa?

Tuy theo mối quan hệ giữa đối phương và công ty bạn hay quy tắc tại công ty đối phương mà một số điều có thể thay đổi. Tuy nhiên việc nắm vững những điều cơ bản sẽ giúp bạn có thể ứng xử linh hoạt trong mọi trường hợp và tạo được ấn tượng tốt đẹp trong mắt đối phương.

Cùng Alpha Resort tìm việc làm thêm ưng ý tại khu nghỉ dưỡng trên toàn Nhật Bản!

 

W.DRAGON (LOCOBEE)

* Bài viết thuộc bản quyền của LOCOBEE. Vui lòng không sao chép hoặc sử dụng khi chưa có sự đồng ý chính thức của LOCOBEE.