Khi làm việc trong các doanh nghiệp Nhật Bản, việc soạn thảo thư bằng tiếng Nhật là một điều không thể tránh khỏi. Vậy làm thế nào để có thể viết một thư tín thương mại bằng tiếng Nhật, hãy cùng tham khảo một số nguyên tắc cơ bản sau đây nhé.



Sử dụng kính ngữ một cách phù hợp

Là thư tín thương mại, việc sử dụng kính ngữ là điều cần thiết. Kính ngữ gồm 3 thể đó là tôn kính ngữ, khiêm nhường ngữ và thể lịch sự. Đừng cố sử dụng quá nhiều tôn kính ngữ hay khiêm nhường ngữ, nhiều người Nhật cũng chưa sử dụng chúng một cách chính xác.

Có 2 điểm cần chú ý khi sử dụng kính ngữ đó là:

• Không sử dụng các dạng kính ngữ khó, thay vào đó dùng thể lịch sự “desu”, “masu” vẫn hoàn toàn đúng

Ví dụ: 打ち合わせをしたいと思う(uchiawase wo shitai to omou – nghĩa là tôi muốn bàn bạc với anh/chị)

Còn 都合はどうか (tsugou ha dou ka/ nghĩa là: thời gian của anh/chị thế nào) là cách nói thất lễ vì dùng thể thường

Khi viết hãy dùng thể lịch sự: 打ち合わせをしたいと思います/都合はどうですか.

• Hãy nhớ những cụm từ thường được sử dụng

 

Những cụm từ thường sử dụng

Hãy cùng phân thích một bức thư gửi cho người trong cùng một công ty để tìm ra đâu là những cụm từ thường xuất hiện.

Đầu tiên là tên phòng ban, tiếp đó là tên người nhận phải được viết đầy đủ, sau cùng thêm “様” – sama.

営業部

山田太郎様

営業部 : (Eigyo bu) Phòng kinh doanh

Ông Taro Yamada

 

Tiếp đến là lời chào và xưng tên của mình. Lời chào thì tuỳ từng công ty mà có sự khác nhau, thông thường sẽ chào là “お疲れ様です”.

お世話になっております。

総務部の鈴木一郎です。

 

Tiếp đến sẽ đi vào nội dung của bức thư. Lúc này hãy sử dụng “さて” nhằm giới thiệu với người nhận là bắt đầu từ đây tôi sẽ nói về vấn đề chính.

さて、新商品についての打ち合わせをしたいと思いメールしました。

Cách đọc: Sate, shinshohin ni tsuite no uchiawase shitai to omoi meru shimashita.

Nghĩa: Tôi muốn có thảo luận với anh/chị về sản phẩm mới nên tôi viết thư này.

Đây chính là phần bạn muốn nhờ người nhận thư.

 

Tiếp đó, bạn muốn cụ thể hơn hãy sử dụng “つきましては”

つきましては、13日までに都合のいい日をお知らせください。

Cách đọc: Tsukimashiteha, 13 nichi made ni tsugo no ii hi wo oshirase kudasai.

Nghĩa: Vì vậy, đến hết ngày 13 xin hãy cho tôi biết ngày nào thuận tiện cho anh/chị.

Với cách nói này là đủ lịch sự. Tuy nhiên, một số cách nói trang trọng hơn (có thể dùng để viết thư cho người lần đầu tiên bạn gửi hoặc với những người không thân mật cho lắm) có thể tham khảo đó là:

都合のいい日をお知らせいただければと思います。

都合のいい日をお知らせいただければ幸いです。

 

Sau cùng là lời chào cuối thư.

宜しくお願い致します。

Cách đọc: Yoroshiku onegaiitaashimasu.

Nghĩa: Mong nhận được sự giúp đỡ của anh/chị.

 

Lúc này, bức thư sẽ như thế này:

営業部
山田太郎様

いつもお世話になっております。
総務部　鈴木です。

さて、新製品についての打ち合わせをしたいと思いメールいたしました。
つきましては、都合のいい日をお知らせください。

よろしくお願いいたします。

 

Bạn cảm thấy như thế nào? Đây chính là những mẫu câu thường được sử dụng trong thư tín thương mại Nhật Bản. Chính vì thế, hãy cố gắng nhớ nhé. Sau đó, tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh hãy sử dụng chúng một cách linh hoạt.

Chúc các bạn thành công trong việc soạn thảo một bức thư tín thương mại!

 

WAKABA (LOCOBEE)

* Bài viết thuộc bản quyền của LOCOBEE. Vui lòng không sao chép hoặc sử dụng khi chưa có sự đồng ý chính thức của LOCOBEE.