Ngoài hình thức liên lạc là thư điện tử hay điện thoại thì fax cũng là một công cụ được sử dụng tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Khi gửi tài liệu đi cho khách hàng bằng fax nhất định phải gửi kèm theo một tờ gọi là 送信票 (soshinhyo) hay 送付状 (sofujo), gọi là phiếu gửi.

 

Mục đích chính của phiếu gửi

• Tài liệu nào cần nhận
• Xác nhận được đâu là người cần nhận tài liệu
• Đối phương cần làm gì sau khi nhận

Đây là 3 mục đích cơ bản mà tờ phiếu gửi cần truyền đạt tới người nhận.

 

Thông tin cần có ở phiếu gửi

①Tên (Fax送付状）

②Ngày gửi và số tờ được gửi (送信日/送信枚数)

③Người nhận 

• Thường 1 số Fax được dùng chung cho cả công ty hoặc một bộ phận vì thế để trong phạm vi có thể ghi được rõ đến tên cá nhân là tốt nhất
• Đối với các Fax để chào hàng mà không biết rõ đối phương có thể dừng lại ở tên bộ phận

④Đối phương cần làm gì sau khi nhận tài liệu

Thông thường sẽ để dạng một số lựa chọn

Ví dụ:

• Yêu cầu xác nhận: ご確認ください
• Yêu cầu gọi lại sau khi nhận: 折り返しご連絡ください
• Phía người gửi sẽ liên lạc: こちらからご連絡いたします
• Nhấn mạnh tính khẩn cấp của sự việc: 至急

⑤Phần trình bày (本分)

⑥Thông tin người gửi (送信者）

Ví dụ mẫu của một phiếu gửi

                                                                           ①
                                                 FAX送付状　

③　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②

株式会社ABC　                                                                                             送信日：2019年8月24日

企画部　　　　                                                                                             送信枚数：5枚　（本状含む）

伊藤和真様　                                                                                             　……………………………………….

④

✔︎ご確認ください

折り返しご連絡ください

こちらからご連絡いたします

⑤

いつもお世話になっております。

下記のの件につきまして、Faxをご送付いたします。

弊社商品コード　『LB001』の受注表　4枚

ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

 

⑥

株式会社XYZ

購入部　佐藤美咲

〒140-0013 東京都品川区南大井5-5-5 8F

TEL 03-1234-5678

FAX 03-1234-5678

 

Dịch

Phiếu gửi của Fax

Công ty ABC

Gửi ông Kazuma Ito

Phòng kế hoạch

Ngày gửi: 24/8/2019

Số tờ: 5 tờ (bao gồm cả tờ phiếu gửi này)

✔Vui lòng xác nhận

Vui lòng gọi lại cho tôi

Tôi sẽ liên lạc đến ông

 

Cảm ơn ông vì luôn giúp đỡ tôi.

Về việc được nêu dưới đây tôi xin phép gửi fax

Mã sản phẩm [LB001] 4 tờ đơn đặt hàng

Xin ông vui lòng xác nhận.

 

Công ty XYZ

Misaki Sato

Bộ phận Thu mua

Địa chỉ 〒140-0013 東京都品川区南大井5-5-5 8F

Số điện thoại 03-1234-5678

Số Fax 03-1234-5678

 

Sưu tầm và biên soạn ZEN (LOCOBEE)