Bạn có tự tin về cách viết người nhận bằng tiếng Nhật trong các email công việc không? Cùng kiểm tra lại kiến thức qua bài viết sau nhé!

 

Người nhận ngoài công ty

Khi gửi thư cho khách hàng hoặc người ngoài công ty mình đang làm việc, về cơ bản sẽ viết theo thứ tự sau:

1. Tên công ty
2. Tên bộ phận
3. Tên chức danh/vị trí
4. Họ tên + hậu tố tôn kính

Về cơ bản cần ghi cả họ và tên của người nhận, tuy nhiên nếu không có quan hệ sâu với người nhận thì chỉ cần họ là đủ. Ví dụ: 「○○ 株式会社　○○様」

Nếu có từ 5 đến 6 người nhận thì ghi tên công ty, tên bộ phận rồi đến tên người, thứ tự viết sẽ theo thứ tự chức danh. Nếu có 2 người cùng chức danh thì viết tên người có liên quan nhiều hơn tới nội dung thư trước. Khi gửi cho 1 người thì cần viết đủ họ tên, còn gửi cho nhiều người thì chỉ cần viết họ, nếu có những người trùng họ thì cần viết họ tên đầy đủ. Thống nhất thêm hậu tố様 vào sau họ của mỗi người khi gửi cho nhiều người.

Nếu có từ 6 đến trên 7 người thì dùng chung tên người là「各位」. Bản thân từ này đã thể hiện sự kính trọng với nhiều người nên không cần phải thêm hậu tố tôn kính nữa. Do đó nếu viết「各位様」hoặc「各位殿」là sai.

12 mẫu câu dễ sai khi làm việc bằng tiếng Nhật

 

Người nhận trong công ty

Khi gửi thư cho người cùng công ty, về cơ bản sẽ viết theo thứ tự sau:

1. Tên bộ phận
2. Tên chức danh/vị trí
3. Họ + hậu tố tôn kính

Về cơ bản với người trong công ty chỉ cần ghi họ là đủ, nếu có nhiều người trùng họ trong bộ phận thì ghi đủ họ và tên. Tuỳ từng công ty mà sẽ có quy định chung để thêm hậu tố tôn kính cho cấp trên là「さん」hoặc「様」.

Nếu có từ 5 đến 6 người nhận thì ghi tên bộ phận rồi đến tên người, thứ tự viết sẽ theo thứ tự chức danh. Nếu có 2 người cùng chức danh thì viết tên người có liên quan nhiều hơn tới nội dung thư trước.Nếu có những người trùng họ thì cần viết họ tên đầy đủ. Thống nhất thêm hậu tố「様」hoặc「さん」 vào sau họ của mỗi người khi gửi cho nhiều người.

Nếu có từ 6 đến trên 7 người thì dùng chung tên người là「各位」.

 

Cách viết người nhận có kèm cc

Nếu trong thư không chỉ có to mà còn cần cc thì hãy đảm bảo rằng không viết sót. Ví dụ:

〇〇株式会社 営業部部長 A 様 （cc: B課長、C様）

Công ty cổ phần 〇〇 Trưởng phòng kinh doanh Ông/bà A (cc: Nhóm trưởng B, ông/bà C)

Cần nhớ rằng thứ tự của cc cũng là thứ tự chức danh. Nếu có cả bên ngoài và bên trong công ty thì liệt kê theo thứ tự bên ngoài trước, bên trong sau. Lúc này người trong công ty sẽ không có chức danh. Ví dụ:

〇〇株式会社 営業部部長 A 様 （cc: B課長、C様、弊社D）

Công ty cổ phần 〇〇 Trưởng phòng kinh doanh Ông/bà A (cc: Nhóm trưởng B, ông/bà C, D công ty chúng tôi)

Nếu có nhiều người trở lên chỉ cần dùng 「各位」.

5 bí quyết giúp bạn làm việc từ xa hiệu quả

 

Một số trường hợp đặc biệt

• Khi không biết họ tên người nhận có thể dùng 1 trong các cách sau:

○○株式会社　営業部　御中	Công ty cổ phần ○○ Phòng kinh doanh Kính gửi
○○株式会社　営業部　ご担当者様	Công ty cổ phần ○○ Phòng kinh doanh Quý vị phụ trách
○○株式会社　総務部　経理ご担当者様	Công ty cổ phần ○○ Phòng hành chính Quý vị phụ trách kế toán

• Hậu tố「先生」

Phổ biến nhất là sử dụng hậu tố「様」sau họ, tuy nhiên với những người có chuyên môn cao như giáo sư, bác sĩ, luật sư, chuyên gia… thì có thể dùng hậu tố 「先生」. Cách dùng này còn phụ thuộc vào thói quen nên hãy chú ý khi tiếp nhận công việc từ người tiền nhiệm.

Điều cần biết khi trao đổi với nhân viên hỗ trợ chuyển việc ở Nhật

 

Tổng hợp LocoBee