Việc viết 退職願 (đơn xin thôi việc, đọc: taishokunegai) có thể khiến nhiều người bối rối không biết nên viết như thế nào để đúng chuẩn mực. Nếu không nắm rõ cách viết, bạn có thể vô tình phạm lỗi dẫn đến đơn bị từ chối. Để đảm bảo quá trình xin nghỉ việc diễn ra suôn sẻ bạn cần phải biết cách viết đơn xin thôi việc đúng cách.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách viết, cung cấp mẫu đơn xin nghỉ việc và giải thích sự khác biệt giữa các loại văn bản như 退職願 (đơn xin thôi việc), 退職届 (thông báo nghỉ việc, đọc: taishokutodoke), và 辞表 (đơn từ chức, đọc: jihyo). Nếu bạn đang có ý định nghỉ việc, hãy tham khảo bài viết này.

 

1. Sự khác biệt giữa 退職願, 退職届 và 辞表

Trước khi nghỉ việc, hãy tìm hiểu sự khác biệt giữa các loại văn bản này để tránh nhầm lẫn.

退職願 – Đơn xin thôi việc

Là thư yêu cầu công ty chấp thuận cho nghỉ việc. Loại đơn này được dùng khi muốn trình bày mong muốn nghỉ việc với công ty hoặc người quản lý (có thể bị từ chối). Bạn nên sử dụng khi công ty không yêu cầu loại văn bản cụ thể giữa 退職届 và 退職願.

退職届 – Thông báo nghỉ việc

Đây là văn bản tuyên bố rõ ràng về ý định nghỉ việc. Văn bản này sẽ xác nhận ý định nghỉ việc của bạn với công ty. Một khi được công ty chấp thuận, việc nghỉ việc sẽ có hiệu lực. Thường dùng khi muốn nghỉ việc một cách đơn phương.

辞表 – Đơn từ chức

Là văn bản dành cho lãnh đạo cấp cao hoặc công chức khi từ chức. Văn bản này dùng khi các giám đốc, chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị từ chức. Trong trường hợp công chức nghỉ việc, 辞表 tương đương với 退職届.

Làm thế nào để tránh và nghỉ việc ở công ty đen tại Nhật?

 

2. Viết 退職願 trên máy tính có được không?

Khi đã xác định ngày nghỉ việc, bạn cần soạn 退職願. Nhiều người không rõ liệu nên viết tay hay sử dụng máy tính để tạo thư này.
Mục đích của 退職願 là truyền đạt ý định nghỉ việc một cách rõ ràng và đảm bảo sự chấp thuận từ phía công ty, nhằm tránh rắc rối sau này. Vì vậy, việc viết tay hay dùng máy tính không phải là yêu cầu bắt buộc. Theo luật, không có quy định bắt buộc phải viết tay hay dùng máy tính để soạn đơn xin nghỉ việc.

Ngày nay, nhờ sự phổ biến của máy tính, các mẫu đơn xin nghỉ việc được tạo bằng máy tính đã trở nên thông dụng hơn, và điều này không bị coi là vi phạm chuẩn mực kinh doanh. Tuy nhiên, một số công ty có thể yêu cầu viết tay hoặc có sẵn mẫu thư để bạn sử dụng. Vì vậy, hãy kiểm tra yêu cầu cụ thể tại nơi làm việc của mình.

Canva là trang web cung cấp nhiều mẫu đơn xin từ chức và xin nghỉ việc miễn phí. Bạn có thể sử dụng nó không chỉ trên máy tính mà còn trên điện thoại thông minh, do đó bạn có thể sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi.

Đi làm ở Nhật: Lưu ý khi nghỉ việc

 

3. Cách viết đơn xin thôi việc trên máy tính

Khi sử dụng máy tính để viết 退職願, bạn cần in văn bản ra giấy, vì vậy các phần mềm xử lý văn bản như Microsoft Word là công cụ cần thiết. Nếu bạn sử dụng Windows, tốt hơn hết là nên sử dụng phần mềm xử lý văn bản như của Microsoft. Nếu bạn đang tạo đơn từ chức trên một máy tính khác, bạn có thể sử dụng Word của KING Software hoặc một chương trình khác.

Mẫu đơn xin thôi việc

Đầu tiên, nếu bạn cần nộp đơn xin thôi việc, hãy tải xuống “Mẫu đơn xin thôi việc” (退職願のテンプレート) ở định dạng Word. Mẫu đơn xin thôi việc được định dạng sẵn, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm là điền thông tin cần thiết.

Các phần cần có trong đơn xin thôi việc

Tiếp theo, LocoBe sẽ giải thích cách viết đơn thôi việc và những gì bạn nên viết vào đơn.

• Người nhận thư: Ghi tên công ty và tên người phụ trách (thường là giám đốc) theo đúng quy cách
• Tiêu đề thư: Viết chữ 退職願 ở giữa, to và rõ ràng hơn các phần khác
• Lý do nghỉ việc: Nếu lý do cá nhân, hãy dùng cụm từ 一身上の都合 (lý do cá nhân) để diễn đạt. Nếu nghỉ việc do yêu cầu từ công ty, ghi rõ lý do như 契約満了により (do hết hạn hợp đồng) hoặc 会社都合により (do công ty yêu cầu). Đây là những trường hợp nhân viên bị công ty yêu cầu từ chức, chẳng hạn như tái cấu trúc, không gia hạn hợp đồng lao động hoặc bị yêu cầu từ chức
• Thông tin cá nhân: Điền ngày tháng, tên bộ phận, phòng ban và chữ ký của bạn

Lưu ý khi viết 退職願 bằng máy tính

Kiểm tra ngày tháng: Đảm bảo ngày nghỉ việc và ngày nộp thư không bị nhầm lẫn. Không chỉ khi sử dụng máy tính mà ngay cả khi viết tay, bạn cũng cần cẩn thận để không mắc lỗi khi đánh máy hoặc viết ngày tháng. Có 2 phần để ghi ngày tháng trên đơn xin thôi việc. Đó là ngày nghỉ việc và ngày nộp đơn.

• Đối với ngày nghỉ việc, bạn nhập ngày cuối cùng bạn làm việc hoặc ngày bạn làm việc gần nhất.
• Đối với ngày nộp đơn, hãy nhập ngày bạn nộp đơn cho công ty. Xin lưu ý rằng đây không phải là ngày bạn rời công ty.

Nhìn chung, bạn nên nộp đơn và thông báo cho công ty ít nhất 2 tuần trước ngày dự định nghỉ việc. Do đó, có thể có sự khác biệt hơn 2 tuần giữa các ngày trong văn bản. Ngoài ra, hãy cẩn thận để không mắc lỗi đánh máy.

Chữ ký tay và con dấu: Mặc dù không bắt buộc theo pháp luật, nhưng việc ký tay và đóng dấu sẽ thể hiện sự trang trọng. Ngay cả khi đơn xin nghỉ việc không có chữ ký viết tay hoặc con dấu thì về mặt pháp lý, điều đó không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của văn bản. Tuy nhiên, trong xã hội Nhật Bản, ký tên và đóng dấu cũng là phương pháp và phong tục thường được sửdụng khi soạn thảo các văn bản chính thức. Nếu bạn soạn thảo trên máy tính, bạn có thể ghi ngày tháng, tên bộ phận và tên của bạn, rồi đóng dấu vào ô tên để tạo ấn tượng rằng bạn là người tạo ra nó. Nếu công ty yêu cầu bạn ký hoặc đóng dấu vào tài liệu bằng chữ viết tay của mình, hãy làm theo để tránh mọi rắc rối với công ty.

Kích thước giấy: Thông thường, B5 hoặc A4 là kích thước phù hợp. Nếu bạn in đơn xin thôi việc bằng phần mềm Word trên máy tính, hãy nhớ kiểm tra kích thước giấy trước khi in. Phương pháp kiểm tra khác nhau tùy theo phần mềm, nhưng về cơ bản, bạn có thể kiểm tra bằng cách xem trước khi in. Nếu không có vấn đề gì, bạn có thể in ra.

Nghỉ Tết xong người Nhật “thi nhau” nghỉ việc, đâu là lí do?

 

4. Lợi ích của việc viết đơn xin thôi việc trên máy tính

Một lợi thế của việc viết đơn xin thôi việc trên máy tính, mặc dù điều này phụ thuộc vào người viết, là vì các ký tự được đánh máy và in ra, nên chữ sẽ gọn gàng, dễ đọc và ít phải lo về lỗi đánh máy. Đây cũng là phương pháp được khuyến khích sử dụng cho những người không tự tin vào khả năng viết của mình hoặc những người thường bị người khác chê chữ viết tay của họ rất xấu.

Những điều cần lưu ý khi viết đơn xin thôi việc trên máy tính

Hãy chú ý đến các quy định của công ty. Một bất lợi khi viết đơn từ chức trên máy tính là một số người có thể cảm thấy “hơi cứng nhắc” vì tài liệu được tạo ra bằng máy tính. Do chữ viết đánh máy có nhược điểm là khó truyền tải được sự chân thành hơn so với thư viết tay. Vì lý do này, một số công ty yêu cầu đơn thôi việc phải được viết tay, vì vậy hãy cẩn thận.

Nếu bạn không giỏi sử dụng máy tính, việc này có thể mất nhiều thời gian hơn là viết tay. Nếu công ty của bạn có mẫu đơn xin thôi việc, bạn phải tuân thủ theo các quy định đó. Nếu bạn không thường xuyên sử dụng máy tính, bạn có thể gặp khó khăn khi hoàn thành đơn xin thôi việc. Trong trường hợp đó, bạn nên nhờ sếp hoặc đồng nghiệp hướng dẫn bạn cách thực hiện chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa đơn xin thôi việc và thông báo nghỉ việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc là văn bản được sử dụng để xin nghỉ, gửi đến một công ty hoặc ban quản lý. Đơn xin này có thể bị từ chối. Mặt khác, thông báo nghỉ việc thể hiện ý định nghỉ việc và là tuyên bố chứ không phải là yêu cầu.

Nên tìm việc mới khi nào?

Bạn nên hoàn tất công việc hiện tại trước khi bắt đầu tìm việc mới. Tuy nhiên, nếu cảm thấy quá tải, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ các trang tuyển dụng uy tín. Nếu điều này ảnh hưởng đến công việc bàn giao cần hoàn thành trước khi bạn nghỉ việc, tốt hơn hết bạn nên bắt đầu tìm kiếm công việc mới sau khi nghỉ việc để có thể bình tĩnh tìm kiếm.

Tùy thuộc vào công ty, bạn có thể được yêu cầu điền đơn xin nghỉ việc trên máy tính hoặc họ có thể cung cấp một định dạng để điền đơn. Do đó, khi phải viết đơn xin nghỉ việc, hãy nhớ tham khảo ý kiến của người quản lý hoặc phòng nhân sự tại công ty về cách viết đơn.

Thực trạng và thách thức của hiện tượng “nghỉ việc thầm lặng” ở Nhật

Hi vọng bài viết mang lại cho bạn những thông tin mà bạn đang tìm kiếm. Nếu bạn muốn biết thêm các thông tin khác, hãy gửi bình luận xuống dưới bài viết này để ban biên tập của LocoBee chuẩn bị các bài viết trả lời cho vấn đề mà bạn quan tâm nhé.

Để tham gia bình luận hãy đăng ký trở thành thành viên của LocoBee – Hoàn toàn miễn phí! 

ĐĂNG KÝ THÀNH VIÊN LOCOBEE

Phiếu giảm giá tại Don Quijote: Miễn thuế 10% và giảm thêm 5%

Tặng kèm phiếu giảm giá lên đến 3.000 yên – Mua hàng hiệu với giá cực ưu đãi!

 

Tổng hợp: LocoBee