“Horenso” là viết tắt của “báo cáo”, “liên lạc” và “trao đổi”. Đây là 3 điều cần thiết tại các công ty Nhật để công việc suôn sẻ. Cơ thể sẽ không thể hoạt động nếu không có máu tươi lưu thông khắp cơ thể. Horenso quan trọng đến mức có thể so sánh như máu của doanh nghiệp. Cho dù đó là báo cáo, giao tiếp hay tư vấn, điều quan trọng không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn phải đảm bảo rằng thông tin đó được mọi người hiểu.

Sau đây, LocoBee sẽ giải thích mục đích và lý do tại sao cần có “Horenso”, cách chuẩn bị cho từng mục, những điểm quan trọng và cần chú ý cũng như thời điểm và từ ngữ cần sử dụng khi nói chuyện với sếp của bạn.

 

Mục đích và tầm quan trọng của “Horenso”

■ Báo cáo

Báo cáo là hành động khi cấp dưới thông báo cho cấp trên về tiến độ và kết quả thực hiện theo chỉ dẫn và mệnh lệnh của cấp trên. Quy trình thường thấy là “chỉ thị” từ cấp trên xuống cấp dưới và sau đó cấp dưới báo cáo kết quả cho cấp trên.

■ Liên lạc

Liên lạc là việc cung cấp thông tin đơn giản cho các bên liên quan. Chú ý không đưa ra ý kiến ​​hoặc suy đoán của mình trong khi cung cấp thông tin cho người khác. Mọi người không phân biệt cấp trên hay cấp dưới đều có thể là người gửi hoặc người nhận. Có nhiều cách giao tiếp khác nhau như thông báo các vấn đề chung và nhân sự tới tất cả nhân viên, lãnh đạo phổ biến thông tin đến các thành viên ban quản trị.

■ Trao đổi

Trao đổi đề cập đến việc hỏi cấp trên hoặc đồng nghiệp để có những ý kiến ​​và lời khuyên hữu ích khi bạn không chắc chắn về quyết định hoặc muốn nghe ý kiến ​​​​của họ.

 

Thời điểm “báo cáo”

Bạn nên nắm rõ xem thời điểm nào là thời điểm nên báo cáo cho cấp trên.

1. Kiểm tra sự sẵn sàng của người khác

Vì khi báo cáo là bạn đang yêu cầu quản lý bận rộn của mình dành thời gian cho bạn nên lễ nghi cơ bản là kiểm tra sự sẵn sàng của ông ấy/bà ấy. Việc xin tư vấn của cấp trên và đồng nghiệp cũng vậy. Nếu báo cáo không khẩn cấp, hãy xem xét hoàn cảnh của người khác và để báo cáo sau, hoặc viết ra và gửi cho họ xem trước.

2. Báo cáo trực tiếp cho người giám sát đã đưa ra chỉ thị

Báo cáo thông qua người khác không phải là báo cáo. Nhiệm vụ của bạn là phải báo cáo trực tiếp với cấp trên, người đã đưa ra chỉ thị cho bạn. Đây cũng là nghi thức kinh doanh cơ bản.

3. Lập các báo cáo quan trọng ngay lập tức

Nếu bạn báo cáo muộn chỉ vì sếp có vẻ bận, công việc của bạn có thể bị gián đoạn. Nếu báo cáo của bạn được yêu cầu gấp để đưa ra quyết định nhanh chóng, chẳng hạn như thực hiện các biện pháp đối phó khẩn cấp hoặc cần phản hồi ngay cho các bên liên quan, hãy báo cáo trực tiếp lên cấp trên của bạn ngay lập tức.

4. Nêu kết luận trước

Cấp trên thường muốn nghe kết luận trước. Hãy nêu thông tin càng ngắn càng tốt và đưa ra những giải thích chi tiết về tiến độ, nguyên nhân và phân tích nếu người kia yêu cầu. Ngoài ra, những lời bào chữa cho việc không thể làm được điều gì đó hoặc những câu chuyện về khó khăn về cơ bản là không cần thiết.

5. Báo cáo “sự thật” và “ý kiến/suy đoán”

Điều bạn cần lưu ý là truyền tải chính xác sự thật khách quan. Khi chia sẻ ý kiến ​​hoặc suy đoán của bạn, hãy báo cáo sự thật trước sau đó nói: “Đây chỉ là suy đoán của tôi” hoặc “Đây chỉ là ý kiến ​​​​cá nhân của tôi” trước khi nói bất cứ điều gì. Việc báo cáo các sự kiện và suy đoán, ý kiến ​​và mong muốn cùng nhau có thể khiến cấp trên của bạn đánh giá sai về bạn.

6. Chọn báo cáo bằng lời nói hoặc bằng văn bản

Nếu đang vội hoặc báo cáo rất đơn giản thì tốt nhất nên gặp mặt trực tiếp và giao tiếp bằng lời nói. Nếu đối phương đang đi công tác thì tốt nhất nên báo cáo qua điện thoại. Nếu nội dung bạn đang báo cáo phức tạp, bạn phải giải thích nội dung đó theo cách mà cấp trên của bạn dễ hiểu, bao gồm dữ liệu, biểu đồ và các tài liệu thích hợp khác. Trong trường hợp đó, trước tiên hãy thảo luận kết luận của bạn bằng lời nói và sau đó báo cáo bằng văn bản càng sớm càng tốt.

7. Báo cáo thường xuyên

Nếu bạn cho rằng công việc sẽ mất nhiều thời gian hơn dự định hoặc có vẻ như sẽ kết thúc sớm hơn dự kiến, hãy báo cáo trước thay vì sau khi công việc đã hoàn thành. Sếp của bạn, người đã đưa ra chỉ dẫn cho bạn, đang xem xét tiến độ tổng thể và suy nghĩ về các bước tiếp theo khi bạn tiến hành công việc của mình. Bằng cách báo cáo thường xuyên, bạn có thể giúp các thành viên khác có thông tin rõ ràng và đưa ra được định hướng tiếp theo.

Nếu đó là một dự án dài hạn, hãy báo cáo tiến độ của bạn mỗi ngày một lần hoặc theo định kỳ. Sếp quản lý dự án đồng thời xem xét cả tiến độ tổng thể và tiến độ của từng cá nhân. Báo cáo tạm thời rất quan trọng để cả hai bên có thể yên tâm tiến hành công việc của mình.

8. Báo cáo sai sót hoặc vấn đề ngay lập tức

Nếu bạn mắc sai lầm hoặc cảm thấy sắp gặp rắc rối, hãy báo cáo ngay tình hình với cấp trên và chia sẻ thông tin. Suy cho cùng, chính những người có kinh nghiệm mới đưa ra được lời khuyên về cách giải quyết vấn đề đúng cách và đưa ra những phán đoán bình tĩnh. Việc báo cáo kịp thời giúp hạn chế tối đa những sai sót, rắc rối.

9. Ghi chú khi báo cáo

Khi nghe báo cáo, cấp trên sẽ hướng dẫn nhân viên điều chỉnh lộ trình hoặc truyền đạt chiến lược tiếp theo dựa trên báo cáo. Hãy chắc chắn bạn mang theo giấy bút để ghi chú về những vấn đề quan trọng. Đây là nghi thức kinh doanh cũng cần thiết khi nhận chỉ thị hoặc mệnh lệnh từ cấp trên hoặc khi tham khảo ý kiến ​​​​của họ. Hãy biến nó thành một thói quen.

 

Những điều cần lưu ý khi “liên lạc”

Bất kể bạn giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp hay cấp dưới, bạn là người gửi và cũng là người nhận thông tin. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi liên lạc hoặc nhận liên lạc, cũng như những điểm chính và biện pháp phòng ngừa.

1. Không dùng những từ ngữ mơ hồ

Những thông điệp mơ hồ như “Có vẻ như bộ phận bán hàng sẽ tổ chức tiệc ngắm hoa anh đào ngay cả khi trời mưa” hoặc “Có vẻ như cuộc họp tiếp theo sẽ được tổ chức trong tháng này” có thể gây nhầm lẫn cho người nghe. Kiểm tra xem nó đã được quyết định hay chưa quyết định và càng chính xác càng tốt. Điều quan trọng cần nhớ là chỉ nói sự thật. Việc kết hợp các giả định và mong muốn cá nhân có thể làm sai lệch sự thật.

2. Hãy liên lạc nhanh chóng bất kể nội dung

Vui lòng thông báo thông tin tới tất cả các bên càng sớm càng tốt. Khi làm như vậy, hãy giao tiếp trực tiếp càng nhiều càng tốt. Điều này là do nếu bạn yêu cầu bên thứ 3 gửi tin nhắn, tin nhắn có thể không được truyền tải chính xác hoặc có thể bị chậm trễ. Hãy làm việc với tinh thần trách nhiệm.

3. Hãy lưu ý về thứ tự mà bạn nên liên lạc

Đầu tiên, hãy quyết định nên nói với ai trước, người đó có thể là quản lý bộ phận hoặc giám đốc, tùy thuộc vào nội dung giao tiếp. Về cơ bản, đó là người đưa ra chỉ thị, nhưng đôi khi thông tin lại cần thiết bởi giám đốc đang giám sát công việc tổng thể. Nếu nghi ngờ, trước tiên hãy liên lạc với người quản lý của bạn và yêu cầu họ đưa ra quyết định.

4. Thông báo cho tất cả những người liên quan

Hãy chắc chắn rằng bạn đã nói với tất cả những người bạn cần biết. Khi những điều như “Tôi chưa hỏi về ngày giờ tổ chức tiệc chào mừng” hay “Tôi không biết rằng tổng giám đốc sẽ đi công tác dài ngày bắt đầu từ hôm nay” xảy ra, mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty sẽ trở nên căng thẳng. Để tránh những sai sót trong giao tiếp, hãy lập danh sách những người bạn cần liên hệ và kiểm tra xem bạn đã liên hệ với mọi người chưa. Đó là một chi tiết nhỏ nhưng cũng là nền tảng của nghi thức kinh doanh.

 

Chuẩn bị và chú ý khi “trao đổi”

1. Thực hiện ngay khi có câu hỏi

Nếu bạn tiếp tục công việc của mình với những nghi ngờ và lo lắng, hiệu quả và chất lượng công việc của bạn sẽ giảm sút. Khi bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc quan ngại nào, vui lòng tham khảo ý kiến ​​cấp trên hoặc đồng nghiệp có kinh nghiệm của bạn. Điều tồi tệ nhất là làm việc mà không chắc chắn. Điều này có thể gây ra sự bất tiện cho những người xung quanh.

2. Người đầu tiên cần hỏi ý kiến ​​là người giám sát trực tiếp

Những câu hỏi cụ thể như “Tôi không hiểu hướng dẫn” hoặc “Tôi nên xử lý tình huống như thế nào?” thường chỉ được trả lời bởi người giám sát trực tiếp, người đã đưa ra hướng dẫn công việc. Người đầu tiên cần hỏi ý kiến ​​là người giám sát trực tiếp của bạn.

3. Hãy chuẩn bị trước khi nảy ra ý tưởng hoặc thay đổi kế hoạch

Khi bạn tiến bộ trong công việc, bạn có thể khám phá những phương pháp khác hiệu quả hơn hoặc nảy ra những ý tưởng mới. Đây là lúc việc tư vấn trở nên hữu ích. Khi những lời tư vấn và đề xuất mang tính xây dựng của bạn dẫn đến “sức sống” của tổ chức và được phản hồi lại cho công ty, danh tiếng của bạn sẽ tăng lên và bạn sẽ có được sự tin tưởng. Khi tiếp cận ai đó để xin lời khuyên, việc có dữ liệu và bằng chứng để hỗ trợ cho đề xuất của bạn sẽ giúp người kia lắng nghe bạn một cách nghiêm túc. Trong trường hợp cần có“các biện pháp cải tiến” hoặc “đề xuất điều chỉnh hướng đi”, tốt nhất nên tóm tắt chúng trong một tài liệu.

 

Từ ngữ được sử dụng trong “Horenso”

• 『今、お時間よろしいでしょうか』

Ima, Ojikan yoroshiideshouka?

Bây giờ anh/chị có thời gian không?

Sẽ không tốt nếu chạy đến chỗ sếp của bạn và đột nhiên bắt đầu báo cáo hoặc hỏi ý kiến ​​ông ấy. Về cơ bản, hãy bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách hỏi, “Bây giờ anh/chị có thời gian không?” Sau khi xác nhận sự sẵn sàng của người khác,bạn có thể bắt đầu báo cáo. Khi báo cáo, điều quan trọng là phải nêu rõ các yêu cầu cụ thể trước tiên. Chẳng hạn, bạn nên bắt đầu bằng cách nói: “営業企画の件でご報告したいのですが、今お時間よろしいでしょうか”/“Tôi muốn báo cáo về kế hoạch bán hàng. Bây giờ anh/chị có rảnh không?”

• 『どうぞご覧ください』/”Xin hãy xem qua.”

Điều tương tự cũng được áp dụng khi gửi báo cáo. Ví dụ: 「○○の案件をまとめた報告書です。どうぞご覧ください（ご一読ください）」「○○の案件をまとめた報告書です。目を通して頂きたいのですが、よろしいでしょうか？」“Đây là báo cáo tóm tắt trường hợp ○○. Mời anh/chị xem qua” hoặc “Đây là báo cáo tóm tắt trường hợp ○○. Mời anh/chị xem qua”. Hãy đảm bảo nêu rõ nội dung trình bày của bạn bằng ngôn ngữ kính trọng.

• Sử dụng các mẫu câu đệm như:『「おかげさまで』『残念ながら』

Thật may nhờ có sự giúp đỡ của anh/chị/Thật không may là… Sử dụng các từ đệm trong giao tiếp tại doanh nghiệp tùy theo nội dung. Ví dụ: Khi báo cáo sự “thành công” hoặc “thất bại”, bạn có thể nói: 「おかげさまでイベントは成功しました。動員人数は……、売上高は……」「誠に残念ながら、イベントは失敗に終わりました」

“Thật may nhờ có sự giúp đỡ của anh/chị mà sự kiện đã thành công tốt đẹp. Số người huy động được là…Doanh thu là…”/“ Thật tiếc khi phải thông báo rằng sự kiện không thành công”. Chỉ cần đặt những từ như “Cảm ơn bạn” hay “Thật không may” ở đầu câu, người nhận báo cáo có ưu điểm là nắm bắt nhanh được nội dung chung của báo cáo.

[Tiếng Nhật công sở] Phân biệt các cách gọi công ty mình đang làm việc

 

Các mục cần lưu ý khi “Horenso” qua email

Gần đây, mọi người thường báo cáo và liên hệ trực tiếp với sếp qua email, nhưng nếu việc gấp thì tốt hơn nên gặp trực tiếp hoặc qua điện thoại. Nếu không thể tránh khỏi việc gửi email, công việc báo cáo và liên lạc sẽ không hoàn tất cho đến khi có xác nhận nhận được email. Email đã được coi là một phương tiện liên lạc vì nó có thể được gửi đến nhiều người nhận cùng lúc và bất cứ lúc nào, nhưng nó cũng có những hạn chế.

1. Gửi email xong, không có nghĩa là “Horenso” xong

Người gửi email thường có xu hướng nghĩ rằng gửi xong email có nghĩa là “báo cáo đã được hoàn thành” hoặc “email đã được liên hệ”, nhưng báo cáo hoặc thông tin liên lạc vẫn chưa hoàn tất cho đến khi người nhận nhìn thấy email và hiểu nội dung. Sếp của bạn, đặc biệt là ở vị trí cấp cao, có thể nhận được quá nhiều email đến mức họ có thể bỏ qua email của bạn. Có thể có những lúc bạn tưởng mình đã trao đổi được điều gì đó nhưng thậm chí sau một tuần trôi qua, sếp vẫn chưa hề đọc email mà bạn đã gửi.

2. Những trường hợp không nên sử dụng email

Ngày càng có nhiều người cố gắng liên hệ qua email, mặc dù họ có thể giao tiếp bằng lời nói ngay lập tức vì họ đang ngồi cạnh nhau. Người nhận chắc hẳn sẽ thắc mắc, “Tại sao mọi liên lạc đều phải qua email khi chúng ta dành quá nhiều thời gian gặp mặt trực tiếp ở văn phòng?” Nếu bạn có một báo cáo hoặc thông tin cần được thông báo ngay lập tức, tốt nhất bạn nên truyền đạt nó trực tiếp hoặc qua điện thoại.

3. Trả lời “đã nhận” nhanh chóng

Khi bạn nhận được email “Horenso”, nghi thức phù hợp tất nhiên là trả lời email đó nhanh chóng.” Như đã giải thích trước đó, việc gửi email không có nghĩa là người nhận sẽ nhìn thấy nó ngay lập tức, do đó người gửi sẽ yên tâm sau khi thấy email trả lời của bạn. Người gửi luôn ở trong tình trạng không chắc chắn liệu tin nhắn có được nhận đúng cách hay không và liệu nó có được truyền đạt chính xác hay không cho đến khi họ nhận được “trả lời”. Vì vậy, khi bạn nhận được “ Horenso” qua email, hãy nhớ trả lời càng sớm càng tốt, ngay cả khi đó chỉ là một câu trả lời đơn giản như “Tôi đã nhận được email của bạn” hoặc “Tôi hiểu”. Nếu có một báo cáo hoặc yêu cầu phức tạp không thể trả lời ngay lập tức, bạn nên trả lời bằng câu sau: “Tôi sẽ liên hệ lại với bạn sau khi xem xét nội dung.”

 

Văn phòng có và không có “Horenso”

Trong một văn phòng không có “horenso”, sự giao tiếp theo chiều dọc giữa cấp trên và cấp dưới cũng như sự giao tiếp theo chiều ngang giữa các nhân viên sẽ kém, dẫn đến hiệu quả công việc kém. Nếu cứ để nguyên như vậy thì sức sống của văn phòng sẽ giảm sút và hiệu quả hoạt động của công ty sẽ bị ảnh hưởng.

Trong một văn phòng có hệ thống liên lạc “ Horenso” xuyên suốt, việc báo cáo sẽ giúp sự liên lạc chặt chẽ hơn giữa cấp trên và cấp dưới, đồng thời khả năng giao tiếp giữa các nhân viên bao gồm cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới sẽ được cải thiện. Bằng cách nói chuyện với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới, bạn có thể nảy sinh những ý tưởng mới và giải quyết vấn đề.

“Horenso” không chỉ cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện chính xác và suôn sẻ. Hơn thế nữa, nó còn giúp ngăn ngừa những sai lầm và rắc rối, nâng cao hiệu quả công việc và giữ cho công ty luôn tràn đầy năng lượng.

 

Tổng hợp những điểm quan trọng của “Horenso”

“Horenso” không có nghĩa là “ bằng cách nào cũng được, chỉ cần nói với người khác là xong.” Bạn nên tuân thủ các nghi thức kinh doanh liên quan đến thời gian, tốc độ và cách bạn giao tiếp. Hãy suy nghĩ về người nghe và người đọc của bạn, đồng thời đừng quên truyền đạt cảm xúc của bạn một cách cân nhắc. Điều quan trọng là phải truyền đạt rõ ràng, ngắn gọn để người nhận thông tin hiểu đúng. Vì lý do này, cần phải không ngừng trau dồi kỹ năng truyền đạt ý kiến, thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

Từ vựng tiếng Nhật dùng nhiều trong công việc kèm ví dụ cụ thể

Học tiếng Nhật miễn phí tại LocoBee với các video học giao tiếp, Minna no Nihongo, thi thử JLPT – Nhanh tay đăng ký thành viên để học mọi lúc mọi nơi, hoàn toàn miễn phí!

(Sau khi đăng ký vào Sinh viên, chọn Tiếng Nhật thực hành để học qua các video, làm đề thi thử!)

ĐĂNG KÝ THÀNH VIÊN LOCOBEE

 

Tổng hợp: LocoBee