Trong môi trường công sở luôn cần có sự giao tiếp vui vẻ, tích cực với đồng nghiệp, cấp trên và đối tác. Để xây dựng các mối quan hệ suôn sẻ, điều quan trọng là phải tuân theo văn hóa công sở ở một mức độ nào đó. Nhưng ngay cả như vậy, nhiều người có thể cảm thấy rằng các quy tắc khi viết email thật phiền phức.

Chatwork gần đây đã thực hiện một cuộc khảo sát tìm hiểu thực tế về giao tiếp công sở với đối tượng là 884 nam giới và nữ giới trong độ tuổi từ 20 đến 50 ở Tokyo, Kanagawa, Chiba và Saitama và thu được một số kết quả nhất định.

 

Email là công cụ giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất

Trước câu hỏi “Bạn thường sử dụng những công cụ giao tiếp nào trong công việc?”:

• 77,6% người được hỏi trả lời là “email”
• 74,7% trả lời là “điện thoại”
• 46,4% trả lời là “business chat” (công cụ giao tiếp sử dụng trong kinh doanh)

Như vậy có khoảng một nửa số người trong lúc sử dụng các phương thức liên lạc thông thường như điện thoại và email cũng sử dụng cả “business chat”. Kết quả này cho thấy business chat đã được biết đến như một công cụ liên lạc mới trong công việc.

Tiếp theo, đối với câu hỏi “Công cụ được sử dụng thường xuyên nhất là gì?”

• “Email” chiếm khoảng 50%
• 1/5 số người (19,5%) sử dụng “business chat”

Điều này cho thấy rằng các công cụ mới đang được thiết lập và sử dụng ngày một rộng rãi hơn.

 

Sử dụng các cụm từ cố định khi gửi email

Trả lời cho câu hỏi, “Bạn có sử dụng các cụm từ cố định như “よろしくお願いいたします” (Mong nhân được giúp đỡ của bạn) hay “お世話になっております” (Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi) khi gửi email không?

• 83,6% người được hỏi đã trả lời là “có”

Ngoài ra, với câu hỏi dạng lựa chọn: “Vui lòng chọn một cụm từ cố định thường dùng trong công việc khi gửi email”

• 76,9% đã trả lời rằng họ thường chèn một câu mở đầu chẳng hạn như ”Cảm ơn vì luôn luôn giúp đỡ tôi”. Vậy là có đến gần 80% người được hỏi đã và đang sử dụng câu nói này
• 68,1% người được hỏi đã nói rằng họ thường viết một câu kết luận như “‘Mong nhận được giúp đỡ của bạn”
• 54,1% người kết thúc email bằng một địa chỉ với tên công ty

Điều này cho thấy rằng có nhiều định dạng khi gửi email. Và thật đáng ngạc nhiên, kết quả cũng chỉ ra rằng:

• 50% những người sử dụng câu ‘Cảm ơn vì luôn luôn giúp đỡ tôi’ cảm thấy rằng nó phiền phức
• Khoảng 40% (39,5%) những người sử dụng câu “Mong nhận được giúp đỡ của bạn” cảm thấy phiền phức

Hóa ra nhiều người cảm thấy rằng ngay cả những lời chào và hình thức văn phong mà họ coi là đương nhiên cũng là một phép xã giao đầy phiền phức.

 

Các quy tắc đã trở thành tập quán khi viết email

Về “các quy tắc phiền phức” trong email, chẳng hạn như địa chỉ, câu mở đầu như “Cảm ơn vì luôn luôn giúp đỡ tôi”, câu kết thúc như “Mong nhận được giúp đỡ của bạn”, và chữ ký…

• 68,6% câu trả lời là “bởi vì nó là một thói quen, tập quán”
• Trên 49,0% trả lời “Tôi không muốn mọi người trong công ty nghĩ rằng tôi thô lỗ”
• 42,5% trả lời “Tôi không muốn mọi người bên ngoài công ty nghĩ rằng tôi thô lỗ”

Điều này cho thấy mặc dù nhiều người thấy các quy tắc này khá phiền phức nhưng vẫn tiếp tục duy trì vì nó đã trở thành “văn hóa công sở”. Nhưng điều đáng ngạc nhiên là có tới khoảng 70% những người nói rằng khi nhận email, họ không bận tâm đến việc email đó có sử dụng các cụm từ cố định hay không.

Về phép xã giao trong kinh doanh, chẳng hạn như các cụm từ và định dạng cố định trong email được cho là “rắc rối” trong câu hỏi trước. Với câu hỏi “Bạn có cảm thấy khó chịu với tư cách là người nhận không? ” hay “Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu người viết email cho bạn bỏ qua các quy tắc này?”

• Gần 70% trả lời “không khó chịu” hoặc “không khó chịu lắm” đối với tất cả các mục

Ngay cả khi người gửi quan tâm đến hình thức bên ngoài và tuân thủ các quy tắc khi viết email thì người nhận cũng không quan tâm nhiều đến nó, vì vậy có vẻ như đó là một cách thức giao tiếp lãng phí thời gian của mọi người.

 

Tần suất sử dụng cụm từ cố định

Khi hỏi về tần suất sử dụng các cụm từ cố định như “Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn”, “Cảm ơn sự quan tâm của bạn” lúc gửi email, câu trả lời phổ biến nhất là “1 đến 5 lần” mỗi giờ. Giả sử mất 15 giây để gõ 25 ký tự trong cụm từ cố định này, đối chiếu với với tốc độ đánh máy tiêu chuẩn là “100 ký tự/phút”, thì sẽ có khoảng 10 ký tự/ngày được sử dụng cho những quy tắc lãng phí thời gian, điều khiến bạn cảm thấy phiền phức.

Hơn nữa, nếu điều này được nhân lên với số người lao động trên toàn quốc (* 1) với tỷ lệ sử dụng email thu được trong cuộc khảo sát này và được chuyển đổi thành mức lương trung bình theo giờ trên toàn quốc (* 2), thì con số nhận được là có thể lên đến khoảng 8, 1029 tỷ yên/ngày được thanh toán cho thời gian mọi người đánh máy các cụm từ cố định như là “‘Mong nhận được giúp đỡ của bạn”, “Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn”.

(* 1) Công bố vào tháng 7 năm 2022 của Cục thống kê, Bộ nội vụ và truyền thông: 67,59 triệu người
(* 2) Do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi ban hành ngày 1 tháng 10 năm 2021: 930 yên

 

Lỗi phổ biến nhất khi viết email công việc

Lỗi phổ biến nhất khi viết email công việc là “quên đính kèm tệp” và khoảng 50% mọi người gặp lỗi này. Đối với câu hỏi “Có thấy phiền toái gì khi trao đổi email không?

• Nhập địa chỉ email khi gửi” là câu trả lời phổ biến nhất chiếm 41,8%
• “Xem lại các email trước đây / tìm kiếm email” với tỷ lệ 40,1%

Như vậy, có khoảng 40% mọi người cảm thấy phiền phức khi nhập địa chỉ email khi gửi thư, mặc dù đây là một việc không thể thiếu khi gửi email. Ngoài ra, việc “tìm lại email cần xem từ rất nhiều email đã nhận” diễn ra thường xuyên hàng ngày cũng khiến các nhân viên công sở rất căng thẳng.

Khi được hỏi “Bạn có từng mắc lỗi khi gửi email không? Đó là lỗi gì?”

• Câu trả lời phổ biến nhất là “Quên thêm tệp đính kèm khi gửi email”, 47,3% gặp phải, với khoảng một nửa số người trả lời

Trả lời cho câu hỏi “Ấn tượng của bạn đối với việc gửi – nhận email và chat trong công việc là gì?”

• Với e-mail là lịch sự/trang trọng
• Với chat thì là thoải mái/gần gũi

Xét trên thực tế, việc nhắn tin trò chuyện thoải mái và quen thuộc hơn đối với cả người gửi và người nhận, đồng thời trong 1 số tình huống ta có thể thấy rõ tính kém hiệu quả của email. Vậy chẳng phải là cần tạo ra môi trường làm việc mà các công cụ giao tiếp được lựa chọn phù hợp với từng trường hợp và phong cách làm việc hay sao?

Lưu ý về cách viết người nhận trong email công việc

 

Học tiếng Nhật miễn phí tại LocoBee với các video học giao tiếp, Minna no Nihongo, thi thử JLPT – Nhanh tay đăng ký thành viên để học mọi lúc mọi nơi, hoàn toàn miễn phí!

(Sau khi đăng ký vào Sinh viên, chọn Tiếng Nhật thực hành để học qua các video, làm đề thi thử!)

ĐĂNG KÝ THÀNH VIÊN LOCOBEE

 

Nguồn: corp.chatwork.com

Tổng hợp: LocoBee