Tuỳ vào từng doanh nghiệp cũng như loại hình công việc mà việc sắp xếp cuộc họp có khi được giao cho những nhân viên mới. Để một cuộc họp diễn ra suôn sẻ thì cần khá nhiều điều phải tính toán, chuẩn bị. Từ đó cấp trên sẽ đánh giá được sự chu đáo, tính làm việc có kế hoạch của người nhân viên đó.

Khi được cấp trên giao cho sắp xếp 1 cuộc họp bạn sẽ bắt đầu từ đâu? Đừng quá lo lắng chỉ cần nắm được tinh thần thì không gì là quá khó.

Dưới đây là 4 nguyên tắc vàng:

• Hiểu được tinh thần của cuộc họp
• Quyết định thời gian và địa điểm dựa trên cân nhắc về các yếu tố liên quan đến người tham gia
• Xác nhận sự có/vắng mặt thông qua liên lạc bằng thư từ/văn bản
• Chuẩn bị tài liệu thật dễ hiểu và súc tích

Khi đã nắm được 4 nguyên tắc trên đây thì các bước cần chuẩn bị vô cùng đơn giản rồi đúng không nào? 4 bước mà LocoBee sẽ giới thiệu dưới đây được hình thành căn cứ vào 4 nguyên tắc trên đây.

Bước 1: Nắm được tinh thần của cuộc họp

Các thông tin sau đây là những gì bạn cần trả lời để có thể nắm được tinh thần của cuộc họp mà mình cần chuẩn bị:

• Chủ đề và mục đích của cuộc họp là gì?
• Ai là người sẽ tham gia cuộc họp này?
• Những tài liệu nào cần thiết cho cuộc họp?
• Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc?

Bước 2: Quyết định thời gian địa điểm

Đầu tiên hãy hỏi người có chức vụ cao nhất có thể tham gia cuộc họp vào thời gian nào? Tốt nhất hãy hỏi lấy từ 2 đến 3 lựa chọn về thời gian. Tiếp đó xác nhận với những người tham gia khác dựa trên các lựa chọn đã nhận được từ cấp trên để quyết định thời gian và địa điểm.

Bước 3: Liên lạc với người tham gia

Chuẩn bị văn bản nhằm thông báo với những người tham gia về thời gian và địa điểm của cuộc họp và phát tới họ. Ngoài văn bản bằng giấy bạn có thể thông báo qua thư điện tử.

[Văn hoá công sở] Bỏ túi 7 quy tắc khi làm việc ở công ty Nhật

Bước 4: Chuẩn bị tài liệu

Xác nhận thông tin với người phụ trách, chủ trì cuộc họp và chuẩn bị các tài liệu cần thiết. Trước khi in hoặc gửi đi hãy nhờ người phụ trách đó kiểm tra lại.

Chỉ cần không sai các bước trên thì hầu như sẽ không có vấn đề gì. Tuy nhiên nếu có điều gì không rõ hãy cứ trao đổi với các anh chị đi trước trong công ty để chuẩn bị tốt hơn đặc biệt là những lần đầu.

Việc chuẩn bị cho một cuộc họp cũng giống như công việc vậy. Hãy thực hiện các bước thật rõ ràng, cụ thể và có kế hoạch. Bạn sẽ học được nhiều khi được giao làm điều này đó. Tin tưởng rằng đây là cơ hội để bạn có thể trau dồi kĩ năng cho bản thân, bạn sẽ hoàn thành nó một cách xuất sắc!