Trong kinh doanh thư điện tử (mail) là một công cụ quan trọng. Khi làm việc ở Nhật cũng vậy. Chúng ta cần nắm được những văn hoá khi sử dụng mail để thể hiện sự chuyên nghiệp trước khách hàng. Tại bài viết này, LocoBee sẽ giới thiệu tới bạn cách xử trí khi gửi nhầm mail.

6 điểm cần biết về nghi thức khi phỏng vấn xin việc tại Nhật

Xin lỗi người nhận nhầm qua điện thoại

Nếu bạn vô tình gửi một email công việc, bạn phải liên hệ với người nhận ngay lập tức. Điện thoại là phương tiện liên lạc thích hợp nhất trong trường hợp này. Gửi nhầm email là một vấn đề nghiêm trọng vì có thể dẫn đến rò rỉ thông tin, tốt hơn hết bạn nên gọi điện để giải thích sự việc và yêu cầu đối phương xoá mail này đi thay vì chỉ là một mail xin lỗi.

Điều cần biết khi thông báo chuẩn bị nghỉ sinh ở công ty Nhật

Việc truyền đạt bằng lời sẽ giúp đối phương nắm bắt được sắc thái rõ ràng hơn từ đó mà hiểu được sự việc cũng như cảm nhận được sự thật lòng của bạn. Sau khi liên lạc bằng điện thoại, hãy gửi mail với nội dung xin lỗi và mong đối phương xoá mail gửi nhầm nhanh giúp bạn.

Khi không thể kết nối với người nhận nhầm mail qua điện thoại

Nếu không liên lạc được với người nhận nhầm thư có khả năng thư sẽ bị mở ra trước khi bạn có thể nói chuyện được với họ. Do đó, hãy nhanh chóng liên lạc với họ qua mail để thông báo sự việc, xin lỗi và yêu cầu xoá mail đó giúp bạn.

Tiêu đề thư phù hợp có thể là

【重要】メール内容誤記のお詫び ([Quan trọng] Xin lỗi về vì nhầm lẫn liên quan đến nội dung thư

Đồng thời ở mail hãy giải thích sự tình, hướng giải quyết sau này và xin lỗi đối phương.

Đừng quên báo cáo với cấp trên của bạn

Đừng quên báo cáo với sếp của bạn trước. Gửi nhầm email là một sai lầm không thể bỏ qua. Trong một số trường hợp, nó có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng, vì vậy điều quan trọng là không nên tự xử lý nó. Điều này đúng với mọi rắc rối, không chỉ khi gửi mail nhầm người như trong trường hợp này. Sau khi báo cáo, hãy nghe theo lời khuyên của cấp trên và có những biện pháp cụ thể.

Mong rằng bạn sẽ không rơi vào trường hợp này. Nhưng dù có phạm phải lỗi như vậy hãy bình tĩnh xử trí nhé!

Khởi động chiến dịch “1.000 phần quà cổ vũ tinh thần sĩ tử JLPT” của NIPPON★GO

Tổng hợp LOCOBEE