Ngày nay khi mà ở Nhật các công cụ/ứng dụng nhắn tin, gọi điện phát triển thì điện thoại và thư điện tử (email) vẫn là 2 công cụ liên lạc quan trọng khi làm việc.

Tiếng Nhật văn phòng: Kusshon kotoba – Định nghĩa và 3 lỗi sai thường mắc phải

Hãy cùng tìm hiểu về các ưu điểm và nhược điểm của hai công cụ này thông qua 6 khía cạnh sau đây nhé!

 

1. Tốc độ

Có thể nói tốc độ chính là ưu điểm số 1 của điện thoại.

• Mặc dù email có thể gửi đi ngay lập tức nhưng đối phương đã mở và xác nhận nội dung chưa thì không thể biết được
• Ngay khi cả đối phương nghe máy nhưng bạn có nhận được câu trả lời từ cuộc gọi đó hay không cũng là điều không thể nói trước được

 

2. Khả năng xử lý nhiều câu hỏi khác nhau

Trong quá trình thảo luận việc các câu hỏi nối tiếp nhau là điều hoàn toàn có.

• Nếu nói chuyện qua điện thoại thì có khả năng người hỏi có thể nhận được ngay câu trả lời
• Nếu là thư điện tử việc bạn phải chờ thư trả lời là hoàn toàn có và việc có được kết luận cuối cùng khá mất thời gian (phụ thuộc vào thời gian trả lời thư cũng như việc có tiếp tục phát sinh câu hỏi cần xác nhận nữa hay không)

 

3. Khả năng truyền tải cảm xúc

Tuỳ vào nội dung muốn gửi đi mà cảm xúc cần truyền tải là vô cùng quan trọng:

• Thư điện tử chỉ toàn chữ và cách tiếp nhận cảm xúc từ đối phương như thế nào thay đổi rất nhiều phụ thuộc vào người nhận thư
• Ngược lại, với điện thoại từ việc nghe giọng nói, cách biểu cảm lên xuống của tông giọng thì việc nhận ra được cảm xúc của đối phương là điều hoàn toàn có thể.

 

4. Khả năng đồng loạt liên lạc được cho nhiều người

Trong bối cảnh công việc, một thông tin cần gửi tới nhiều người một lúc là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

• Điện thoại chỉ gọi được đến cho 1 người và thực hiện đối với từng người một do đó đây là điểm yếu của hình thức liên lạc này
• Thư điện tử lại có thể giúp bạn liên lạc cùng lúc tới nhiều người

 

5. Lưu lại chứng cứ liên lạc

Văn hoá công ty Nhật: 12 điểm nhất định cần nhớ khi nghe/nhận điện thoại (kì 2)

• Về cơ bản điện thoại không lưu lại những gì bạn và đối phương nói
• Mặc khác đối với thư thì nội dung email luôn được lưu lại do đó bạn có thể xác nhận và xem lại

 

6. Khả năng liên lạc vào thời gian tuỳ ý

• Khi liên lạc bằng điện thoại nhưng đối phương không nghe máy thì cuộc nói chuyện không thể diễn ra. Do đó, nếu như đối phương đang ở trong cuộc họp, đi ra ngoài, ngoài giờ làm việc hay vì một lý do nào đó khác khiến họ không nghe máy được thì bạn cũng không thể trao đổi được
• Tuy nhiên đối với thư điện tử, bạn hoàn toàn có thể gửi mail khi cần thiết. Tất nhiên việc đối phương có lập tức trả lời lại không thì không biết nhưng ít nhất là nếu gửi mail đi là bạn đã thông báo được cho họ điều bạn muốn truyền tải

Tại bài viết tiếp theo, LocoBee sẽ hướng dẫn cách chọn và sử dụng hình thức liên lạc phù hợp với từng hoàn cảnh công việc.

[LocoBee Job] Cùng LocoBee tìm việc ở Nhật!

 

Theo Business Textbooks