Ngoài hình thức liên lạc là thư điện tử hay điện thoại thì fax cũng là một công cụ được sử dụng tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Khi gửi tài liệu đi cho khách hàng bằng fax nhất định phải gửi kèm theo một tờ gọi là 送信票 (soshinhyo) hay 送付状 (sofujo), gọi là phiếu gửi.
Mục đích chính của phiếu gửi
- Tài liệu nào cần nhận
- Xác nhận được đâu là người cần nhận tài liệu
- Đối phương cần làm gì sau khi nhận
Đây là 3 mục đích cơ bản mà tờ phiếu gửi cần truyền đạt tới người nhận.
Thông tin cần có ở phiếu gửi
①Tên (Fax送付状）
②Ngày gửi và số tờ được gửi (送信日/送信枚数)
③Người nhận
- Thường 1 số Fax được dùng chung cho cả công ty hoặc một bộ phận vì thế để trong phạm vi có thể ghi được rõ đến tên cá nhân là tốt nhất
- Đối với các Fax để chào hàng mà không biết rõ đối phương có thể dừng lại ở tên bộ phận
④Đối phương cần làm gì sau khi nhận tài liệu
Thông thường sẽ để dạng một số lựa chọn
Ví dụ:
- Yêu cầu xác nhận: ご確認ください
- Yêu cầu gọi lại sau khi nhận: 折り返しご連絡ください
- Phía người gửi sẽ liên lạc: こちらからご連絡いたします
- Nhấn mạnh tính khẩn cấp của sự việc: 至急
⑤Phần trình bày (本分)
⑥Thông tin người gửi (送信者）
Ví dụ mẫu của một phiếu gửi
①
FAX送付状
③ ②
株式会社ABC 送信日：2019年8月24日
企画部 送信枚数：5枚 （本状含む）
伊藤和真様 ……………………………………….
④
✔︎ご確認ください
折り返しご連絡ください
こちらからご連絡いたします
⑤
いつもお世話になっております。
下記のの件につきまして、Faxをご送付いたします。
弊社商品コード 『LB001』の受注表 4枚
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
⑥
株式会社XYZ
購入部 佐藤美咲
〒140-0013 東京都品川区南大井5-5-5 8F
TEL 03-1234-5678
FAX 03-1234-5678
Dịch
Phiếu gửi của Fax
Công ty ABC
Gửi ông Kazuma Ito
Phòng kế hoạch
Ngày gửi: 24/8/2019
Số tờ: 5 tờ (bao gồm cả tờ phiếu gửi này)
✔Vui lòng xác nhận
Vui lòng gọi lại cho tôi
Tôi sẽ liên lạc đến ông
Cảm ơn ông vì luôn giúp đỡ tôi.
Về việc được nêu dưới đây tôi xin phép gửi fax
Mã sản phẩm [LB001] 4 tờ đơn đặt hàng
Xin ông vui lòng xác nhận.
Công ty XYZ
Misaki Sato
Bộ phận Thu mua
Địa chỉ 〒140-0013 東京都品川区南大井5-5-5 8F
Số điện thoại 03-1234-5678
Số Fax 03-1234-5678
Sưu tầm và biên soạn ZEN (LOCOBEE)
* Bài viết thuộc bản quyền của LOCOBEE. Vui lòng không sao chép hoặc sử dụng khi chưa có sự đồng ý chính thức của LOCOBEE.
