Ho – Ren – So là ba chữ cái đầu của 3 bước cần thực hiện khi làm việc ở công ty Nhật gồm Báo cáo (Hokoku – 報告) – Liên lạc (Renraku – 連絡) – Trao đổi (Sodan – 相談).

Nếu như ở kì trước, LocoBee đã giới thiệu tới bạn đọc 9 điểm cần lưu ý khi báo cáo, thì lần này là các điểm cần lưu ý khi thực hiện liên lạc. Cùng nhau tham khảo nhé!

Đọc bài kì trước tại đây:

Làm việc ở Nhật: 9 nguyên tắc khi báo cáo lên cấp trên

#1. Tránh sử dụng những từ không rõ ràng

Những thông tin mơ hồ, không rõ ràng sẽ khiến người nghe khó hiểu. Do đó, khi thực hiện liên lạc, hãy chắc chắn rằng điều bạn truyền đạt đã được quyết định chắc chắn hay chưa và nói nó càng chính xác càng tốt. Điểm cần lưu ý là nó chỉ truyền đạt sự thật. Việc kết hợp các suy đoán và nguyện vọng cá nhân có thể làm sai lệch thông tin.

#2. Liên hệ ngay lập tức

Liên hệ với tất cả mọi người có liên quan càng sớm càng tốt. Khi đó, tốt nhất là liên lạc một cách trực tiếp. Điều này là do nếu bạn yêu cầu một tin nhắn từ bên thứ ba, nội dung có thể không được truyền đi một cách chính xác hoặc có thể bị truyền đi trễ. Ho-Ren-So cũng là một phần của công việc của bạn do đó cần phải có trách nhiệm trong việc thực hiện điều này.

#3. Hãy lưu ý về thứ tự liên lạc

Trước hết, hãy quyết định liên lạc đó nên thực hiện với cấp trên hay tiền bối dựa vào nội dung của liên lạc. Về cơ bản, đó là người đưa ra chỉ thị nhưng đó cũng có thể là là cấp trên người cần biết được thông tin cần thiết để nắm bắt toàn bộ sự việc. Nếu bạn không tự tin với việc nên liên lạc với ai thì hãy liên lạc với cấp trên của mình và làm theo chỉ thị của người đó.

#4. Truyền đạt tới tất cả những người liên quan

Hãy chắc chắn rằng bạn thực hiện liên lạc với tất cả những người bạn cần liên lạc. Việc ai đó liên quan nhưng lại không nắm được thông tin đó sẽ làm cho các mối quan hệ trong công ty trở nên lỏng lẽo. Lập danh sách những người bạn cần liên lạc và đảm bảo rằng bạn đã liên hệ với tất cả mọi người trong danh sach đó. Đây chính là một văn hoá công sở mà bạn cần làm chủ.

Vậy là lần tới bạn đã tự tin hơn khi liên lạc trong môi trường làm việc rồi đúng không nào? Chúc bạn làm việc hiệu quả!

Bí quyết cải thiện hiệu quả làm việc (kì 1)

11 cách giảm thuế ở Nhật người đi làm có thể tận dụng (kì cuối)

Tổng hợp LOCOBEE