Khi mà làm việc tại Nhật, các hoạt động như cuộc họp trực tuyến nội bộ, với khách hàng, đối tác…. trở nên phổ biến trong bối cảnh đại dịch. Để tạo được ấn tượng tốt với đối phương, chúng ta cần nắm được những lưu ý khi tham gia họp trực tuyến.

Cùng LocoBee nắm những lưu ý sau đây để là một người biết và vận dụng đúng văn hoá công sở khi làm việc tại Nhật nhé.

 

#1. Chuẩn bị trước khi tham gia họp

Để cuộc họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ, điều quan trọng là phải chuẩn bị thật tốt trước khi tham dự.

Đây là 4 điều bạn nên làm:

Nắm được mục đích và nội dung

Đảm bảo rằng bạn hiểu mình đang nói về điều gì và mục đích của cuộc họp là gì, nếu được, tóm tắt suy nghĩ và ý kiến ​​của bạn về nội dung cuộc họp.

Kiểm tra kết nối

Vì hội nghị trên web được tiến hành bằng đường truyền Internet nên các sự cố liên lạc có thể xảy ra tùy thuộc vào môi trường.

Nếu bạn chuẩn bị ngay trước cuộc họp, bạn sẽ không thể kết nối suôn sẻ vào thời điểm bắt đầu và nó sẽ gây khó chịu cho những người tham gia, vì vậy bạn nên thực hiện kiểm tra kết nối trước.

Mở các tài liệu cần thiết

Tùy thuộc vào nội dung cuộc họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp có thể được chia sẻ trước. Nếu bạn đang tìm tài liệu sau khi cuộc họp bắt đầu, bạn sẽ mất thời gian. Ngoài ra, tốt hơn là nên đọc kỹ các tài liệu được chia sẻ trước. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung, hãy ghi chú lại nội dung đó.

Vào phòng họp sớm

Khoảng 5 đến 10 phút trước khi bắt đầu cuộc họp, bạn nên vào phòng họp để có thể kiểm tra kết nối, kiểm tra tài liệu, v.v. để cuộc họp có thể bắt đầu bất cứ lúc nào.

 

#2. Các quy tắc cơ bản trong cuộc họp trên web

Khi bạn tổ chức/tham dự một hội nghị trên web lần đầu tiên, nhiều người có thể bối rối bởi những gì họ chưa quen. Có những quy tắc dành riêng cho hội nghị trên web mà bạn nên biết trước.

Dưới đây là bốn quy tắc cơ bản cho hội nghị trên web.

Tắt tiếng khi không nói

Trong cuộc họp trên web, hãy tắt tiếng khi bạn không nói. Bạn có thể ngăn tiếng ồn xâm nhập khi những người tham gia khác đang nói. Hãy cẩn thận, đặc biệt là trong các cuộc họp với đối tác kinh doanh, vì nó có thể dẫn đến rắc rối.

Làm rõ tin hiệu bắt đầu và kết thúc việc trình bày

Họp qua web có nhược điểm là khó hiểu hiểu một ai đó sẽ bắt đầu hoặc kết thúc phần nói của mình hay chưa. Hãy xin phép bằng cách như “発言しても良いですか？/Tôi có thể nói được không” Và khi kết thúc “以上です” vào cuối câu nói.

Lắng nghe nhận xét của đối phương đến cùng

Khi cuộc thảo luận trở nên sôi nổi, sẽ có những ý kiến nói vào trước khi ý kiến ​​của người khác kết thúc. Nếu nói xen vào sẽ rất mất lịch sự. Ngay cả khi có điều gì đó bạn muốn truyền đạt, trước hết hãy lắng nghe ý kiến ​​của người kia cho đến khi kết thúc.

Cố gắng nói to và rõ ràng hơn bình thường

Tong cuộc họp trên web, giọng nói được truyền đến bên kia thông qua micrô. Do đó, tùy thuộc vào hiệu suất của micrô và môi trường Internet, giọng của bạn có thể khó nghe hoặc bị chậm hơn so với thực tế. Hãy cố gắng nói chậm và rõ ràng hơn là nói bình thường.

Ngoài ra, nên thể hiện cảm xúc của mình bằng một cái gật đầu hoặc biểu hiện trên khuôn mặt mà không cần phải nói càng nhiều càng tốt để không làm ảnh hưởng đến nhận xét của đối phương.

 

#3. Lưu ý về tác phong cá nhân và môi trường cuộc họp

Ngoài việc tham dự họp trực tuyến tại công ty, đôi khi bạn có thể thực hiện ở nhà.

3 kĩ năng giao tiếp cần có khi làm việc ở Nhật

Lúc này có một số lưu ý về tác phong và môi trường bạn cần chú ý.

Tác phong

Hãy cố gắng chải chuốt ở mức tối thiểu, chẳng hạn chải đầu tóc, trang điểm cơ bản, cạo râu, rửa mặt và đánh răng, chọn trang phục lịch sự

Môi trường xung quanh

Một căn phòng lộn xộn hoặc một thứ gì đó không liên quan đến cuộc họp là vi phạm phép xã giao. Hãy nhớ rằng mặc dù đó là một hội nghị web, nhưng đó là một nơi để kinh doanh. Ngoài ra nó còn là để bảo vệ cuộc sống riêng tư của bạn.

Do đó bạn nên để không gian xuất hiện trên màn hình của bạn là một bức tường không có quá nhiều đồ hoặc cài đặt một nền ảo.

Cẩn thận với tiếng ồn

Khi tham dự hội nghị trên web, hãy chọn một môi trường càng yên tĩnh càng tốt. Ở nhà, bạn cần phải cẩn thận vì bên kia có thể nghe thấy tiếng của gia đình bạn, tiếng TV và tiếng công trình xây dựng ở khu vực lân cận.

Ngoài ra, tránh tổ chức hội nghị trên web ở những nơi công cộng như quán cà phê, vì nó không chỉ nghe thấy giọng nói của người khác mà còn gây ra sự bất tiện cho những người xung quanh bạn.

 

#4. Kiến ​​thức cần biết khi là điều phối viên

Một số người tham gia họp online nói rằng rất khó giao tiếp và cuộc họp không diễn ra tốt đẹp. Sự hiện diện của người điều phối viên là vô cùng quan trọng.

Dưới đây là một số điểm cần nắm:

Làm rõ mục đích và mục tiêu

Để có một cuộc họp thành công, điều quan trọng đầu tiên là phải làm rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp. Làm rõ những gì bạn đang thảo luận, những thách thức bạn gặp phải, v.v. sẽ làm cho cuộc họp có ý nghĩa.

Nếu bản thân điều phối viên nắm chắc về các mục tiêu của cuộc họp, họ sẽ có thể điều chỉnh khóa học một cách suôn sẻ ngay cả khi cuộc thảo luận sôi nổi hơn hoặc khi các điểm thảo luận đi xa mục đích chính.

Chia sẻ trước nội dung và tài liệu của cuộc họp

Nếu những người tham gia chuẩn bị trước, họ sẽ có thể vào chủ đề chính ngay sau khi cuộc họp bắt đầu. Bạn nên chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thiết và chia sẻ với những người tham gia cùng với nội dung sẽ được thảo luận vào ngày trước cuộc họp.

Quyết định thời gian kết thúc

Điều quan trọng là phải đặt trước thời gian kết thúc tại cuộc họp. Nếu thời gian kết thúc không được ấn định, không có gì lạ khi các cuộc thảo luận diễn ra dài hơn so với mức cần thiết.

Các cuộc họp sẽ hiệu quả hơn bằng cách chia sẻ thời gian kết thúc trước và hướng tới nó. Hội nghị qua web ít tập trung hơn các cuộc họp trực tiếp. Do đó, chúng ta hãy tiến hành một cách nhạy bén trong tâm trí, chẳng hạn như lập một lịch trình thời gian.

Khuyến khích người tham gia đưa ra ý kiến ​​của họ dễ dàng hơn

Đối với hội nghị trên web, điều quan trọng là tạo ra một môi trường giúp bạn nói chuyện dễ dàng hơn là gặp mặt trực tiếp. Khi đưa ra ý kiến, hãy lưu ý đặt câu hỏi để người tham gia có thể dễ dàng trả lời, chẳng hạn như “Bạn nghĩ gì về XX?” Thay vì hỏi “Bạn có ý kiến ​​gì không?”.

Nếu khó đưa ra ý kiến, điều hành viên có thể tạo không khí giúp dễ dàng đưa ra ý kiến ​​bằng cách tự mình phát biểu ý kiến ​​trước hoặc cử người tham gia theo thứ tự.

Vai trò quan trọng của điều hành viên là thu hút ý kiến ​​của những người không nói để lượng phát biểu không bị sai lệch.

Mong rằng những điểm nêu ra trên đây giúp bạn tự tin hơn khi tham gia các cuộc họp trực tuyến khi làm việc ở Nhật. Một số cuộc họp nội bộ không cần thiết phải mở camera nên bạn có thể điều chỉnh sao cho phù hợp nhé!

Báo xin nghỉ ốm khi làm việc ở công ty Nhật cần lưu ý gì?

 

Tổng hợp LOCOBEE