Thư điện tử (email) là một công cụ quan trọng trong công việc. Dù là gửi cho người trong hay ngoài công ty thì người soạn thư cần phải nắm được những điều cơ bản.
Cùng tìm hiểu về 4 nguyên tắc cần biết để soạn được một tên thư chuẩn mực nhé!
Văn hoá kinh doanh Nhật Bản: Xử trí cần biết khi gửi nhầm thư điện tử
#1. Từ tên thư có thể nắm được nội dung của thư
Có người một ngày có thể nhận được tới hơn 100 thư điện tử. Những nhân viên này nếu như không nhanh chóng nhìn ra đâu là thư cần phải trả lời ngay, đâu là thư bỏ qua cũng được, đâu là thư thông báo về một điều gì đó… thì khó có thể hoàn thành tốt công việc của họ.
Chính vì lý do này mà nguyên tắc đầu tiên dành cho việc soạn thư điện tử đó là phải viết một tên thư giúp cho người nhận có thể hiểu được phần nào đó nội dung.
Ví dụ về tên thư không chuẩn nguyên tắc:
- 再送付
- 先週お話した件
Ví dụ về tên thư theo nguyên tắc:
- 〇〇サービスに関する資料と契約書の再送付
- 営業会議の時間変更に関するお知らせ
#2. Biết cách tận dụng kí hiệu 【】
【】trong tiếng Nhật được gọi là 隅付き括弧 (すみつきかっこ) . Bằng viết kết hợp sử dụng dấu ngoặc này ở tên thư cùng với tính cấp bách, quan trọng của thư nó thể hiện người viết thư có kiến thức về soạn thư. Tuy nhiên nếu như nội dung không hề có tính cấp bách, quan trọng… nhưng vẫn sử dụng hàng ngày thì được có là trái với nguyên tắc.
Ví dụ sử dụng:
【重要】Thư quan trọng
【至急】Thư khẩn
#3. Sử dụng 「Re:」và 「Fw:」
Khi trả lời lại thư của ai đó thì thêm 「Re:」và khi chuyển tiếp thư tới một ai đó thì thêm 「Fw:」.
#4. Nếu sử dụng 「Re:」và 「Fw:」quá nhiều có thể xoá
Như giới thiệu ở trên, khi việc trả lời hoặc gửi chuyển tiếp qua lại nhiều lần mà thêm quá nhiều 「Re:」và 「Fw:」thì sẽ làm cho thư trở nên khó đọc. Trong trường hợp này hãy xoá một số kí tự này đi hoặc dừng không thêm kí tự này vào nữa. Tuy nhiên không được xoá hết.
Việc viết một tên thư điện tử mẫu mực sẽ giúp bạn ghi lại ấn tượng tốt với đối phương. Hãy thử áp dụng 4 điều trên đây để thư tiếp theo mà bạn gửi đi thật chỉn chu nhé!
Học tiếng Nhật không có trong sách vở cùng NIPPON★GO
Tổng hợp LOCOBEE
