[Văn hoá công sở ] 10 điểm phải chú ý khi đi gặp khách hàng

Nếu làm việc tại Nhật Bản, bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên trước văn hoá ứng xử trong công việc của người Nhật. Khi đến gặp khách hàng, đối tác cũng cần có văn hoá ứng xử nhất định. Những điều bạn biết và không biết sẽ có ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa đối tác sau này. Ấn tượng về bạn sẽ được quyết định trước khi bạn thực sự gặp gỡ và nói chuyện với đối phương là chuyện không hề quá lời.

Hãy chắc chắn ghi nhớ 10 điểm cần chú ý trước khi đến gặp khách hàng nhé!

 

1. Nêu tên và cuộc hẹn tại quầy lễ tân

Khi bạn đến quầy lễ tân, hãy nhớ cung cấp tên công ty, tên bản thân, tên đối tác và thời gian đã hẹn.

Ví dụ:

お世話になっております。株式会社LOCOBEEの〇〇と申します。2時から営業部の鈴木様とお約束をさせていただいております。

osewa ni natte orimasu. kabusiki gaisha rokobi no 〇〇 to moushimasu. niji kara eigyo bu no suzuki sama to oyakusoku wo sasete itadaite orimasu.

Xin chào. Tôi là 〇〇 của công ty LOCOBEE. Tôi có cuộc hẹn với ông Suzuki ở phòng kinh doanh lúc 2 giờ.

 

2. Vào phòng theo thứ tự từ cấp trên đến cấp dưới

Khi bước vào hoặc rời khỏi phòng họp hãy nhớ quy tắc từ cấp trên đến cấp dưới. Cách cư xử với khách hàng là quan trọng nhưng đừng quên cư xử cho đúng phép tắc với cấp trên của công ty mình.

 

3. Chú ý chỗ để đồ

Đặt túi của bạn trên sàn ngay bên cạnh chỗ ngồi. Tránh đặt lên ghế hoặc bàn.

 

4. Mang danh thiếp và tài liệu ra trước

Để không bị vội vàng lúng túng, hãy đem danh thiếp và tài liệu của bạn ra trước khi khách hang đến. Ngoài ra, ngay cả khi đến gặp một người đã từng gặp nhưng có trường hợp sẽ gặp thêm cả người khác nên cần chuẩn bị danh thiếp đầy đủ.

 

5. Đặt áo khoác lên trên túi

Để áo khác lên lưng ghế ngồi là vi phạm văn hoá công sở. Hãy gấp nó lại rồi đặt lên trên túi của bạn.

 

6. Nếu mang theo quà lưu niệm hãy lấy nó ra khỏi túi

Nếu bạn mang theo món quà lưu niệm, đừng đặt nó trên sàn mà hãy lấy nó ra khỏi túi và để trên bàn làm việc hoặc để bên cạnh.

 

7. Đứng lên và chào ngay khi đối phương bước vào phòng

Ngay khi đối phương bước vào phòng, hãy đứng dậy và chào. Việc ngồi nhìn khi đối phương đã bước vào phòng là vi phạm văn hoá công sở.

 

8. Uống nước sau khi được mời

Khi được mời nước, hãy cảm ơn người đã mang đến bằng câu ありがとうございます (arigatou gozaimasu). Sau khi đối phương mời uống nước, hãy nói ありがとうございます。いただきます (arigatou gozaimasu. itadakimasu)

30 bí quyết để làm việc hiệu quả theo quan điểm của chuyên gia người Nhật

 

9. Mặc áo khoác sau khi rời đi

Cách ứng xử tốt nhất là cởi áo khoác và mũ trước tới điểm hẹn, nhưng sau khi rời điểm hẹn hoặc rời khỏi công ty bạn nên mặc lại luôn. Nếu di chuyển tới điểm hẹn, hãy mang theo bên mình và lúc rời khỏi tòa nhà bạn có điểm hẹn thì mặc áo vào.

 

10. Gửi email cảm ơn sau cuộc gặp

Sau cuộc gặp hãy gửi email cảm ơn vào cùng ngày hoặc ngày hôm sau.

 

Tổng kết

Lần này, LocoBee đã giới thiệu 10 điểm cần lưu ý khi đến thăm công ty. Cách ứng xử khi đến thăm một công ty cũng thay đổi tùy thuộc vào mối quan hệ giữa công ty bạn với công ty khách hàng cũng như quy định của họ. Nếu bạn nắm được những điều cơ bản, bạn sẽ có thể phản ứng linh hoạt. Ấn tượng của bạn sẽ là hình ảnh của công ty bạn, vì vậy hãy hiểu thật kĩ về văn hoá công sở của Nhật Bản để có thể làm việc cùng nhau một cách thoải mái và chuyên nghiệp nhất.

[Văn hoá công sở] 10 điểm cần chú ý trước khi đến gặp khách hàng

 

W.DRAGON (LOCOBEE)

* Bài viết thuộc bản quyền của LOCOBEE. Vui lòng không sao chép hoặc sử dụng khi chưa có sự đồng ý chính thức của LOCOBEE.