Trước khi nắm những tip để lựa chọn phương thức liên lạc hiệu quả trong công việc hãy tham khảo 6 đặc điểm khi liên lạc bằng điện thoại và thư điện tử bạn cần biết để nắm được các đặc trưng của 2 hình thức phổ biến này.

Văn hoá công ty Nhật: Từ vựng thường gặp trong công việc

Tiếp theo sau đây sẽ là các nguyên tắc bạn nên biết để phân biệt được khi nào nên dùng thư điện tử (mail) và khi nào nên gọi điện.

Trả lời mail bằng mail

Điều này có nghĩa là khi bạn nhận được mail của đối phương thì về cơ bản hãy trả lời lại họ bằng cách gửi mail.

Cân nhắc tính khẩn cấp

Khi gọi điện cho đối phương, cuộc gọi của bạn có thể làm gián đoạn công việc của họ. Do đó đừng chỉ vì gọi điện sẽ nhanh hơn, tiện hơn mà sử dụng chúng vào mọi trường hợp. Về cơ bản những lúc không cần phải xác nhận hoặc trả lời gấp thì gửi mail là hành động được coi là thân thiện và lịch sự.

Cân nhắc việc muốn lưu lại lịch sử liên lạc hay không

Với những thông tin quan trọng liên quan đến hợp đồng, đặt hàng… nên sử dụng hình thức thư điện tử. Hoặc nếu đối phương thông báo tới bạn bằng điện thoại thì sau khi cuộc gọi kết thúc hãy soạn mail đề cập lại thông tin có trong cuộc điện thoại đó, nhất là những thông tin quan trọng như số lượng, mã sản phẩm, ngày giờ…

Lựa chọn tuỳ theo đối phương của bạn là ai

Việc lựa chọn hình thức liên lạc theo người nhận liên lạc cũng là việc hết sức quan trọng. Bạn cần ghi nhớ hình thức liên lạc mà đối phương nói là sẽ tiện hơn cho họ hoặc dựa vào tính chất công việc của người đó. Trong trường hợp cần thiết hãy xác nhận với đối phương đâu là hình thức mà người đó ưu tiên.

Để có thể trao đổi với đối tác suôn sẻ nhất cần lựa chọn hình thức liên lạc phù hợp theo hoàn cảnh. Chúc bạn nắm chắc để vận dụng vào công việc thật tốt nhé!

[LocoBee Job] Cùng LocoBee tìm việc ở Nhật!

Theo Business Textbooks