Trong văn hoá kinh doanh ở Nhật mọi người phải tuân theo những quy tắc nhất định khi trao đổi danh thiếp với đối tác. Hãy ghi nhớ 12 nguyên tắc cơ bản dưới đây để có thể ghi được điểm trong mắt đối tác của bạn nhé!

Làm việc ở Nhật: 10 cách chào hỏi phù hợp với các tình huống thư tín thương mại tiếng Nhật

6 nguyên tắc đầu tiên

Nguyên tắc số 1: Nhất định cả hai bên phải đứng khi trao đổi danh thiếp
Nguyên tắc số 2: Không thực hiện trao đổi trên bàn (đứng và đưa qua bàn) mà phải đứng bên ngoài cạnh bàn để trao đổi
Nguyên tắc số 3: Trước khi trao đổi nhất định phải xác nhận xem danh thiếp của mình có bị gấp hoặc bẩn không
Nguyên tắc số 4: Không được phép quên mang theo danh thiếp (trước khi đi ra ngoài phải kiểm tra và thêm vào nếu thấy ít hoặc thiếu)
Nguyên tắc số 5: Cho danh thiếp vào sổ tay hoặc ví để phòng trường hợp hết danh thiếp hoặc không mang theo hộp/ví đựng danh thiếp
Nguyên tắc số 6: Nếu như quên phải xin lỗi

• Hết hoặc không mang theo danh thiếp: 名刺を切らしておりまして 。(meishi wo kirashite orimashite…)/ Danh thiếp của tôi mới hết.
• Với người mới vào công ty: 入社したばかりで名刺がございません 。(nyusha shita bakari de meishi ga gozaimasen)/Tôi mới vào công ty nên chưa có danh thiếp.

Sau khi xin lỗi hãy nêu rõ tên công ty, phòng ban và tên của mình hoặc gửi cho đối phương danh thiếp của mình bằng đường bưu điện sau đó.

Văn hoá công ty Nhật: Lợi ích của việc mở rộng mối quan hệ

6 nguyên tắc còn lại

Nguyên tắc số 7: Chú ý lựa chọn ví đựng danh thiếp lịch sự, không loè loẹt
Nguyên tắc số 8: Khi trao đổi rút danh thiếp ra từ ví đựng danh thiếp (tránh việc lấy danh thiếp ra từ túi áo bỏ sẵn trước đó hay cho kẹp vào tài liệu mang đi cùng)
Nguyên tắc số 9: Khi thôi việc trả lại danh thiếp cho công ty
Nguyên tắc số 10: Khi vứt danh thiếp nhất định bỏ vào máy xử lý giấy rác để bảo mật thông tin cá nhân và công ty của đối phương
Nguyên tắc số 11: Để đối phương phải chờ khi mình rút danh thiếp hay ví đựng danh thiếp thì phải xin lỗi trước khi trao đổi

• 申し遅れました (moshi okuremashita – Xin lỗi anh/chị tôi đã tự giới thiệu muộn)
• お待たせ致しました (omatase itashimashita – Xin lỗi vì để anh/chị đợi lâu)

Nguyên tắc số 12: Không viết vào danh thiếp đối phương khi họ đang ở đó 
Nhiều người có thói quen ghi lại thông tin đặc biệt của đối phương hay ngày nhận danh thiếp lên đó nhưng chỉ làm việc này khi không có mặt đối phương ở đó.

Tiếp tục tìm hiểu về văn hoá công ty Nhật ở các bài viết tiếp theo nhé!
[LocoBee Job] Cùng LocoBee tìm việc ở Nhật!

Theo Business Book