[Văn hoá công ty Nhật] 4 điểm lưu ý khi xử lý mail công việc

Trong mục Văn hoá công ty Nhật hôm nay LocoBee sẽ giới thiệu 4 chú ý khi làm việc qua thư điện tử. Đây là những điểm cực kì cơ bản và nếu bạn hiểu và ứng dụng nó vào trong công việc thì chắc chắn bạn sẽ nhận được sự đánh giá cao từ đối phương dù là người bên trong hay ngoài công ty đấy.

 

Số 1  – Trả lời nhanh nhất có thể

⇨　Dù chỉ với nội dung báo đã nhận được thư rồi bạn cũng sẽ để lại cho đối phương một ấn tượng vô cùng đẹp 

• Khi nhận được thư dù bạn chưa có câu trả lời hay ra quyết định, phương án liên quan đến nội dung được đề cập từ mail của đối phương thì hãy gửi mail xác nhận về việc bạn đã nhận được mail
• Trong thư xác nhận cũng cần đề cập đến việc là khi nào bạn có thể đưa ra phương án, câu trả lời
• Nếu bắt buộc phải gửi mail đi bằng điện thoại thì trong thư nên viết một câu để báo cho đối phương về điều này vì khi gửi mail bằng điện thoại các chức năng của mail không được đảm bảo 100% như gửi đi bằng máy tính nên có thể xảy ra sự sai khác về kiểu chữ…

 

Số 2 – Không gửi thư quá dài

⇨　Thư càng dài càng khó đọc và nội dung cũng khó truyền tải hơn

• Về cơ bản nội dung thư cần phải thật súc tích và rõ ràng tránh trường hợp làm cho đối phương bối rối không biết đâu là yêu cầu hay điểm cần nắm của thư đó
• Với những nội dung dài và phức tạp nên chuyển sang dạng file gửi kèm và gửi đi cùng thư

 

Số 3 – Chú ý khi dùng câu yêu cầu

⇨　Viết câu ở dạng nghi vấn hay yêu cầu hãy dùng cách diễn đạt mềm mỏng 

• Khi nhìn một thư điện tử đối diện với người nhận chỉ là những dòng chữ do đó nó có cảm giác khá lạnh lùng nên cách viết là rất quan trọng
• Trong trường hợp bạn muốn yêu cầu thay vì dùng mẫu câu ra lệnh “〜してください” – “hãy ….” thì hãy sử dụng mẫu câu hỏi lịch sự　”~していただけますでしょうか” – “anh/chị có thể … được không”

 

Số 4 – Kiểm tra trước khi gửi

⇨　Nhằm đảm bảo sự an toàn, độ chính xác và tính chuyên nghiệp

• Một trong những cách hiệu quả đó là in mail đó ra và đọc lại trên giấy
• Không chỉ nội dung mail mà cần phải kiểm tra mail của người nhận và những người liên quan đã đúng chưa, việc gửi nhầm mail cho người khác vô cùng nghiêm trọng vì liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin…

Mong rằng với 4 điểm lưu ý trên đây sẽ giúp bạn có thêm chút kĩ năng khi làm việc tại các doanh nghiệp Nhật Bản hay làm việc với đối tác là người Nhật.

 

Tham khảo thêm tại: Văn hoá công ty Nhật