Trong khi làm việc nếu như có điện thoại gọi tới, có phải bạn sẽ thấy cảm thấy lo lắng hay không? Khi nhận điện thoại, bởi vì không thể nhìn thấy được biểu cảm của đối phương, cho nên chúng ta hoàn toàn chỉ có thể diễn đạt bằng từ ngữ.
Trong bài viết lần này, hãy cùng tìm hiểu về cách trả lời điện thoại bằng tiếng Nhật cùng với một số ví dụ cụ thể nhé.
Điều cần chú ý khi nhận điện thoại
- Nhấc điện thoại trong vòng 3 tiếng chuông
Trong vòng 3 tiếng chuông reo thì phải nhận điện thoại là quy tắc ứng xử khi làm việc. Nếu như quá 3 tiếng chuông reo mà vẫn chưa thể nhận điện thoại thì khi nghe điện thoại phải nói thêm câu:
“お待たせ致しました。”
(omataseitashimashita)
Nghĩa: Xin lỗi vì đã để anh/chị chờ lâu.
- Đầu tiên là phải nêu tên công ty mình
“ABC株式会社でございます”
(ei bi shi kabushikagashi degozaimasu)
Nghĩa: Đây là công ty cổ phần ABC.
- Vì cần phải ghi lại ghi chú nên hãy cầm điện thoại bằng tay không phải tay thuận
- Để có thể ghi lại ghi chú được luôn thì cần chuẩn bị sẵn giấy bút để cạnh
- Để tiện ghi chú luôn thì hãy cầm điện thoại bằng tay không phải tay thuận nhé
Cách chuyển điện thoại vừa nhận cho người phụ trách
Ví dụ:
- Nhấc máy và trả lời điện thoại
Bạn: はい、ABC株式会社でございます。
(hai ei bi shi kabushikigaisha degozaimasu)
Nghĩa: Vâng, đây là công ty cổ phần ABC.
Đối phương: 株式会社△△の鈴木と申します。営業部の田中部長をお願いします。
(kabushikigaisha …no suzuki to moshimasu/ eigyobu no tanaka bucho wo ongegaishimasu)
Nghĩa: Tôi là Suzuki ở công ty cổ phần △△. Xin hãy chuyển máy cho Trưởng phòng Tanaka ở bộ phận kinh doanh .
Bạn: かしこまりました。少々お待ち下さいませ。
(kashikomarimashita. shoshoomachikudasaimase)
Nghĩa: Vâng tôi đã rõ . Xin vui lòng chờ một chút .
- Sau khi nói xong “少々お待ち下さい” thì nhấn nút giữ chờ máy, sau đó truyền đạt lại nội dung như trên cho người phụ trách.
Ví dụ:
株式会社△△の鈴木様から田中部長へお電話です。
(kabushikigaisha no suzuki sama kara tanaka bucho e odenwa desu)
Nghĩa: Có điện thoại từ anh/chị Suzuki ở công ty cổ phần tới Trưởng phòng Tanaka ạ.
Trường hợp khi người phụ trách không có mặt
Nếu trong trường hợp người phụ trách không có mặt thì lại có nhiều tình huống khác nhau. Vui lòng tham khảo ở các ví dụ được đưa ra dưới đây.
- Trường hợp có ở công ty nhưng hiện tại đang không ngồi ở bàn làm việc
申し訳ございません。田中はただいま席を外しております。
(moshiwake gozaimasen/ tanaka ha tadaima seki wo hazushite orimasu)
Nghĩa: Thực sự xin lỗi. Tanaka hiện không có mặt ở đây.
- Trường hợp đang đi ra ngoài
申し訳ございません。あいにく田中はただいま外出しております。午後3時頃戻る予定となっております。
(moshiwake gozaimasen/ ainiku tanaka ha tadaima gaishuttsushite orimasu/ gogo san ji goro modoru yotei to natte orimasu)
Nghĩa: Thực sự xin lỗi. Thật không may là Tanaka lại đang đi ra ngoài. Dự định là khoảng 3 giờ chiều sẽ quay lại ạ.
- Trường hợp nghỉ phép (vắng mặt)
申し訳ございません。田中は本日休みとなっております。10日に出社の予定です。
(moshiwake gozaimasen/ tanaka ha honjitsu yasumi to natte oriamsu/ toka ni shussah no yotei desu)
Nghĩa: Thực sự xin lỗi. Tanaka hôm nay nghỉ phép ạ. Dự định là ngày 10 sẽ đi làm
- Trường hợp đang nghe điện thoại khác
申し訳ございません。田中はただいま他の電話にでております。
(moshiwake gozaimasen/ tanaka ha tadaima hokano denwa ni dete orimasu)
Nghĩa: Thực sự xin lỗi. Hiện tại Tanaka đang nghe một cuộc điện thoại khác ạ.
Hãy sử dụng các mẫu câu như trên để truyền đạt tình hình lại cho đối phương. Sau đó, hãy hỏi rõ đối phương xem là họ muốn để lại lời nhắn hay bên mình sẽ gọi điện lại cho họ sau.
Trường hợp khi có lời nhắn lại
- Hỏi đối phương có muốn để lại tin nhắn hay không
もし宜しければご伝言を承りましょうか？
(moshi yoroshikereba godengon wo uketamawari mashoka)
Nghĩa: Nếu được tôi có thể nhận lời nhắn được không ạ?
- Sau khi nói với đối phương là mình sẽ nhận lời nhận thì hãy nghe kỹ yêu cầu và phương thức liên lạc của họ
Nội dung cần phải ghi chú:
- Tên công ty đối phương
- Tên của đối phương
- Số điện thoại của đối phương
- Yêu cầu
- Ngày giờ nhận điện thoại
Trường hợp khi gọi điện lại
田中が戻り次第、折り返しさせて頂きます。
(tanaka ga modori shidai orikaeshi sasete itadakimasu)
Nghĩa: Khi nào Tanaka quay trở lại sẽ gọi điện lại ngay ạ.
Trường hợp gọi điện lại cũng vậy, cần phải hỏi phương thức liên lạc của đối phương và ghi chú lại.
Nội dung cần phải ghi chú:
- Tên công ty đối phương
- Tên của đối phương
- Số điện thoại của đối phương
- Ngày giờ nhận điện thoại
Cách chuyển ghi chú về cuộc gọi cho người phụ trách
- Trong trường hợp người phụ trách không có mặt thì cần phải ghi chú chi tiết về cuộc gọi vừa nhận lại cho người phụ trách
Khi đó cần phải có những thông tin cần thiết như sau:
- Tên công ty đối phương
- Tên của đối phương
- Số điện thoại của đối phương
- Ngày giờ nhận điện thoại
- Bên mình sẽ gọi điện lại hay đối phương sẽ gọi lại sau
- Nếu nhận lời nhắn thì ghi rõ nội dung yêu cầu
Ví dụ:
△△株式会社 鈴木様より (kabushikigaisha suzuki sama yori)
6月5日 17:00 TELあり(rokugatsu itsuka jushichi ji tel ari)
戻り次第、折り返し電話をお願いします。(modori shidai orikaeshi denwa wo onegai shimasu)
Dịch:
Công ty cổ phần △△ Anh/Chị Suzuki
Ngày 5 tháng 6 17:00 có gọi tới
Vui lòng gọi lại khi anh/ chị quay lại công ty.
Kết
Khi bạn đối ứng điện thoại thì lúc đầu chắc hẳn sẽ rất bồn chồn lo lắng. Tuy nhiên, thật sự thì các từ ngữ dùng khi đối ứng điện thoại không hề nhiều. Hãy ghi chú lại các cụm từ hay dùng tớ, dán lên cạnh bàn chẳng hạn thì bạn sẽ không bị bị động khi đột nhiên nhận điện thoại.
Hãy nhớ ghi chú lại cẩn thận tên của đối phương cùng với phương thức liên lạc và yêu cầu của họ nhé. Đừng sợ sai, cứ tiếp điện thoại nhiều lần là sẽ tiến bộ rất nhanh thôi.Chúc các bạn vận dụng thành công khi nghe điện thoại bằng tiếng Nhật tại văn phòng của mình nhé.
Kazuharu (LOCOBEE)
* Bài viết thuộc bản quyền của LOCOBEE. Vui lòng không sao chép hoặc sử dụng khi chưa có sự đồng ý chính thức của LOCOBEE.
