Khi cần ghi chú lời nhắn về công việc, bạn cần biết cách để bất kì ai đọc cũng sẽ hiểu được nội dung bạn để lại. Ví dụ khi có điện thoại gọi đến và có lời nhắn đến người phụ trách, bạn cần ghi chép lại thời gian nhận cuộc gọi, yêu cầu chung, tên và tên công ty của đối phương, có cần gọi lại cho đối phương hay không…

Ở Nhật khi ghi chú mọi người sẽ sử dụng quy tắc 5W2H gồm いつ、どこで、誰が、何を、どうする、なぜ？、いくら hoặc いくつ có nghĩa là When、Where、Who、What、How、Why、How much (Khi nào, Ở đâu, Ai, Việc gì, Như thế nào, Tại sao, Bao nhiêu)

Chú ý khi ghi chú

1. Sử dụng 5W2H để ghi lại chính xác nội dung: Trước khi ngắt điện thoại hãy xác nhận 1 lần nữa các thông tin như tên công ty đối phương, tên người phụ trách, địa chỉ liên lạc…

2. Viết bằng chữ dễ nhìn: Sử dụng chữ viết dễ nhìn nhất có thể khi ghi chú. Nếu chữ không đẹp hãy chú ý viết rõ chữ sốvà chữ la tinh… Cho dù bạn có ghi chú tỉ mỉ đến đâu, nếu người cần đọc không đọc được thì cũng không có ý nghĩa gì cả.

3. Ghi chép về thời gian nhận được thông tin: Cần ghi lại ngày tháng, giờ nhận được điện thoại hoặc lời nhắn.

4. Không được quên thông tin người nhận: Trong ghi chú cần ghi rõ tên của người nhận.

※ Không chỉ giới hạn ở ghi chú bằng giấy, thực tế có những trường hợp sẽ sử dụng email hoặc tin nhắn. Về cơ bản cách ghi chú cũng giống như ở trên, hãy sử dụng quy tắc 5W2H để gửi email ngay sau khi nhận được điện thoại.

Ví dụ về ghi chú

<Khi đối phương muốn được gọi điện lại>

<Yêu cầu công việc>