Dù đi làm ở bất kì công ty nào nhất định sẽ có lúc bạn gặp khách hàng. Bất kể đó có phải là cuộc hẹn trước hay không, đối phương là ai, điều đầu tiên bạn cần làm là chào hỏi. Kể cả nếu đối phương là người đi tiếp thị hàng hoá, nếu bạn tỏ ra thiếu tôn trọng sẽ cực kì không tốt. Do đó hãy thể hiện thái độ thật đúng mực khi đang làm việc tại công ty.

Quy tắc ứng xử cơ bản khi khách hàng đến công ty

Khi làm việc trong công ty bạn có thể cởi áo vest nhưng nếu gặp khách hàng bạn nhất định phải mặc áo vest đầy đủ và cài thêm 1 cúc ở phía trên áo.

Khách hàng không có hẹn trước (nhân viên bán hàng, tiếp thị…)

Đầu tiên hãy hỏi xem khách hàng có yêu cầu gì, sau đó nói「少々お待ちください」(Xin vui lòng đợi một lát) rồi liên hệ với người phụ trách vấn đề đó. Nếu có người phụ trách vấn đề đó bạn có thể giao lại cho họ rồi làm tiếp công việc của mình. Nếu không cần thiết phải tiếp khách hàng, hãy trả lời với một số lí do như:「申し訳ありませんが、アポイントが無いと面会致しかねます」(Rất xin lỗi Quý khách, vì Quý khách không có lịch hẹn trước nên hiện giờ chúng tôi không thể tiếp Quý khách) hoặc 「担当者は不在にしている」(Hiện tại người phụ trách đang không có mặt)…

Khách hàng có hẹn trước

Đầu tiên hãy chào khách hàng「いらっしゃいませ、少々お待ちください。」(Xin chào Quý khách, xin Quý khách đợi một lát) rồi liên hệ với người phụtrách. Khi hướng dẫn khách hàng đến phòng họp hoặc nơi gặp mặt hãy nói「○○様お待たせいたしました。こちらへどうぞ」(Xin lỗi đã để ○○ phải đợi, xin mời đi hướng này). Khi khách hàng đã ngồi vào chỗ mới đem trà hoặc nước đến.

Quy tắc khi mời trà khách hàng

Trước khi vào phòng phải gõ cửa và nói「失礼いたします」(Tôi xin phép được vào phòng). Nếu có nhiều khách hàng cùng đến, hãy mời trà theo thứ tự từ người có vị trí cao nhất đến người có vị trí thấp nhất. Luôn ưu tiên mời trà cho khách hàng trước rồi mới đến người cùng công ty với mình. Sau khi mời trà xong phải cúi chào và nói 「失礼いたします」(Tôi xin phép ra ngoài), sau đó đi ra và đóng cửa lại.

Hãy luôn tiếp đón khách hàng bằng những nụ cười!

Cho dù bạn chỉ gặp qua khách hàng trong công ty hoặc bạn không phải là người phụ trách tiếp khách hàng bạn vẫn phải chào hỏi khách hàng đúng quy tắc. Hình ảnh của công ty được xây dựng từ cách ứng xử của mỗi nhân viên. Do đó dù khách hàng có là ai bạn cũng cần có một thái độ thật nghiêm túc và đúng mực.