Khi được giao điều hành một cuộc họp ở công ty Nhật, bạn cần phải có những kỹ năng nào?

Cùng LocoBee tìm hiểu ngay sau đây về 4 kỹ năng cần có ở một điều phối viên (ファシリテーター/Facilitatior)

Nenkin Netto – kiểm tra lương hưu online ở Nhật

Làm việc ở Nhật: Lưu ý để họp trực tuyến hiệu quả

① Khả năng dẫn dắt cuộc họp

Nếu không có khả năng này, rất khó để kết thúc cuộc họp trong thời gian đã định trước. Nhân tiện, để cải thiện khả năng này, bạn cần lưu ý những điều sau.

Hãy hình dung ra lịch trình từ khi bắt đầu cho khi đạt được mục tiêu của cuộc họp

Trước khi bắt đầu, bạn nên hình dung lịch trình từ khi bắt đầu cho khi đạt được mục tiêu của cuộc họp. Thành thật mà nói, các cuộc họp hiếm khi diễn ra như mong đợi. Tuy nhiên, nếu bạn có thể hình dung được, bạn sẽ dễ dàng sửa quỹ đạo hơn khi bị lạc ra khỏi chủ đề.

Đặc biệt là trong một cuộc họp có nhiều mục trong chương trình được chuẩn bị, việc điều chỉnh thời gian sẽ xảy ra ngay cả khi lịch trình bị chậm lại một chút.

Truyền đạt mục đích và nội dung của cuộc họp cho những người tham gia một cách dễ hiểu

Nếu bạn nói cho từng người tham gia biết mục đích và nội dung của cuộc họp, bạn sẽ dễ dàng hình dung được nên nhìn nhận quan điểm nào khi tham dự cuộc họp. Tiến hành cuộc họp sẽ dễ dàng hơn vì sẽ có ít người tham gia phát biểu lệch so với nội dung cuộc họp.

Hiểu ngay ý kiến ​​của đối phương

Nếu bạn không hiểu ý kiến ​​của đối phương, bạn sẽ không biết mình nên thực hiện kiểu phát triển nào và có nguy cơ cuộc họp khó tiếp tục.

Tuy nhiên, nếu bạn hiểu được ý kiến ​​của bên kia ngay lập tức, bạn sẽ dễ dàng thiết kế được cuộc họp nên diễn ra theo hướng nào. Do đó, cuộc họp có thể diễn ra suôn sẻ. Nhân tiện, để hiểu ý kiến ​​của bên kia ngay lập tức, điều quan trọng là phải cập nhật thông tin và kiến thức hàng ngày. Sử dụng tất cả các loại phương tiện như sách, Internet và báo chí để nâng cao kiến ​​thức của bạn.

 

② Khả năng giao tiếp

Nó là cần thiết vì người điều phối cần phải trò chuyện với những người tham gia. Nếu không có kỹ năng giao tiếp, rất khó để các cuộc trò chuyện diễn ra trong các cuộc họp và các cuộc thảo luận. Kết quả là có nguy cơ đích của cuộc họp sẽ khác với mục tiêu đã đặt ra.

Để tránh tình trạng đó, tốt hơn hết bạn nên trang bị kỹ năng giao tiếp. Nhân tiện, các mẹo để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn như sau.

Lắng nghe ý kiến của người khác

Càng nhiều người phát biểu ý kiến, cuộc thảo luận sẽ càng sôi nổi và dễ dàng đưa ra nhiều ý kiến ​​khác nhau. Nhân tiện, hãy lưu ý những điều này khi lắng nghe câu chuyện của người kia.

• Thể hiện mình đang lắng nghe bằng việc gật đầu…
• Không chen ngang khi đối phương đang tình bày
• Tóm tắt hoặc nhắc lại ý kiến của đối phương để xác nhận

Bằng cách lắng nghe, mối quan hệ tin cậy có thể được thiết lập giữa điều phối viên và những người tham gia. Tốt hơn là bạn nên thực hành nó để tạo ra một tình huống mà người tham gia có thể dễ dàng phát biểu.

Hỏi người tham gia

Đặt câu hỏi cho người tham gia cũng rất quan trọng để thể hiện kỹ năng giao tiếp. Một số người tham gia sẽ không thể đưa ra ý kiến ​​của mình trừ khi người điều hành hỏi, vì vậy tốt hơn là bạn nên đặt câu hỏi một cách tích cực. Nếu bạn đặt một câu hỏi rõ ràng và chi tiết, sẽ dễ dàng hơn cho người khác trả lời.

Đứng ở một vai trò trung lập

Người điều phối viên về cơ bản được thực hiện từ quan điểm trung lập. Đừng quyết định cái hay, dở của các ý kiến ​​do người tham gia trình bày. Điều quan trọng là phải tương tác với những người tham gia bất kể họ đưa ra ý kiến như thế nào. Ví dụ, khi nói chuyện với những người tham gia, tốt hơn là không nên thay đổi tông giọng hay thái độ tùy thuộc vào từng người.

Ngoài ra, khi nói chuyện với những người tham gia, hãy cố gắng tương tác với mỗi người 1 lần là ít nhất và không nên tập trung vào ai cũng không nên bỏ qua sự tham gia của một thành viên nào đó.

 

③ Khả năng ghi lại ý kiến ​​của người tham gia một cách dễ hiểu

Các ý kiến ​​khác nhau sẽ được trình bày trong cuộc họp. Nếu bạn ghi lại ý kiến ​​của mình, người tham gia có thể kiểm tra lại về những gì họ nên nói khi xem nội dung của thông báo. Để người tham gia dễ dàng suy nghĩ, cần có khả năng ghi lại các ý kiến ​​được trình bày một cách dễ hiểu.

Nếu muốn cải thiện khả năng này, bạn cần lưu ý những điều sau.

Chia ý kiến ​​theo nhóm

Bạn có thể chia nó thành ý kiến ​​tích cực (tán thành, ưu điểm, thuận lợi…) và tiêu cực (không tán thành, nhược điểm, khó khăn…). Nếu bạn chia điểm ghi cho mỗi nhóm, sẽ dễ dàng xác định loại ý kiến ​​nào là phổ biến nhất. Có thể nói, việc nắm bắt tình hình cuộc họp đang diễn ra là một yếu tố quan trọng.

Ghi lại bằng những từ dễ hiểu

Một số người tham gia bày tỏ ý kiến ​​của mình bằng cách sử dụng rất nhiều thuật ngữ chuyên môn, từ mượn… Nếu bạn thay đổi nó sang ngôn ngữ quen thuộc, người tham gia rất vui vì nó giúp bạn hiểu những gì được ghi lại dễ dàng hơn. Khi đó, bạn nên lắng nghe người nói và tìm từ để thay thế.

 

④ Khả năng tổng hợp ý kiến ​​của tất cả những người tham gia

Một trong những việc cần làm của người điều phối là đưa ra kết luận thuyết phục cho tất cả những người tham gia cuộc họp. Nếu bạn không thể hiện đúng ý kiến ​​sẽ làm giảm sự hài lòng của cuộc họp.

Để không gây ra tình trạng đó, khả năng tổng hợp ý kiến ​​của tất cả những người tham gia là rất cần thiết. Để có được khả năng này, bạn cần lưu ý những điều sau.

Quyết định điều gì cần ưu tiên

Mức độ ưu tiên phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp. Nếu có một số ý kiến được đưa ra, cần xem tình hình để biết được cần ưu tiên phương án nào. Sẽ dễ dàng hơn để có được các ý kiến ​​cùng nhau nếu bạn quyết định dựa trên cơ sở ý kiến ​​nào nên được ưu tiên để thuyết phục những người tham gia.

Tìm một thỏa hiệp

Bạn cũng nên tìm ra một thỏa hiệp mà mỗi người tham gia có khả năng đồng ý. Thỏa hiệp là nơi những người tham gia có thể cùng đồng ý. Hãy xem xét tình hình của những người tham gia và đưa ra một thỏa hiệp. Bằng cách thực hiện nhiều lần, bạn sẽ có thể có được khả năng tổng hợp ý kiến ​​của tất cả những người tham gia.

Đừng dùng những từ phản cảm

Điều quan trọng nữa là không sử dụng những từ ngữ gây khó chịu cho người tham gia. Điều bạn cần đặc biệt lưu ý là những lời lẽ phủ nhận, bác bỏ ý kiến của một thành viên nào đó.

Mong rằng với những kỹ năng được giới thiệu trên đây sẽ giúp bạn nhìn nhận được đâu là điểm mà bạn cần phải cải thiện hoặc trang bị cho mình. Chúc bạn thành công khi điều phối một cuộc họp khi làm việc ở Nhật nhé!

Chứng chỉ Kiểm tra kỹ năng thuyết trình PowerPoint ở Nhật

Tổng hợp LOCOBEE