Tại bài lần trước chúng ta đã tìm hiểu về 6 quy tắc đầu tiên khi nghe hoặc nhận điện thoại ở công ty Nhật Bản. Ngày hôm nay hãy xem 6 quy tắc còn lại là gì nhé!

6 nguyên tắc ở kì 1:

7. Xác nhận khi nghe không được thông tin

Việc không nghe thấy hoặc nghe không rõ đối phương đã nói gì là điều hoàn toàn có, nhất là tên người hoặc tên công ty. Tuy nhiên nếu nghe không rõ thì người nghe máy cũng không biết mình nên làm gì hay phải chuyển máy cho ai. Do đó nguyên tắc cơ bản phải hỏi và xác nhận lại thông tin (tên công ty và tên người) ở đầu dây bên kia.

Văn hoá công ty Nhật – Ý nghĩa của việc tham gia các sự kiện bên trong và bên ngoài công ty
Khi nghe không rõ hãy nói:

• 大変申し訳ございませんが、もう一度御社名をお願いいたします。

(taihen moshiwake gozaimasen ga mo ichido onshamei wo onegaiitashimasu)
Nghĩa: Thực sự rất xin lỗi nhưng anh/chị có thể nhắc lại tên công ty của mình không?

• 恐れ入りますが、もう一度お願いいたします。

(osoreirimasu ga mo ichi do onegaiitashimasu)
Nghĩa: Thực sự xin lỗi vui lòng nói lại một lần nữa.
 

8. Nếu thời gian bảo lưu máy lâu thì nên ngắt đi gọi lại

Việc bảo lưu máy là điều hoàn toàn hợp với nguyên tắc tuy nhiên để đối phương đợi lâu là điều không nên.

Trong trường hợp này hãy nói:

• 大変申し訳ございませんが、一旦確認を取らせていただき、折返しご連絡させていただきます。

(taihen moshiwake gozaimasen ga itan kakunin wo torasete itadaki orikaeshi gorenraku sasete itadakimasu)
Nghĩa: Thật sự xin lỗi tạm thời tôi xin phép xác nhận và gọi lại cho anh/chị sau.

 

9. Nhắc lại nội dung

Việc nghe nhầm/thiếu thông tin trong công việc có thể dẫn đến rắc rối lớn cho cả hai bên công ty. Do đó, trong văn hoá công ty Nhật người ta thường có bước nhắc lại nội dung hoặc thông tin mà mình đã ghi chép lại được.
Ví dụ:

• ではご入金時間は明日の朝に変更するということですね。

(dewa go nyukin jikan wa ashita no asa ni henko suru to iu koto desu ne)
Nghĩa: Vậy là quý khách muốn đổi thời gian tiền vào tài khoản là sáng ngày mai đúng không ạ?

 

10. Để người gọi dập máy

Trong văn hoá công việc ở Nhật, người gọi sẽ là người dập máy, nếu người nghe là người dập máy trước sẽ là sai nguyên tắc. Nếu như đối phương là khách hàng, cấp trên, người lớn hơn bạn thì hãy xác nhận là họ đã ngắt máy trước rồi mình mới dập máy.

 

11. Dập máy một cách nhẹ nhàng

Mặc dù không cố tình nhưng do thói quen nhiều người dập máy khá mạnh. Điều này có thể làm cho người ở đầu dây bên kia cảm thấy khó chịu do đó hãy cố gắng dập máy một cách nhẹ nhàng. Một cách bạn có thể làm đó là lấy tay để ngắt thay vì dập ống nghe xuống.

Văn hoá công ty Nhật – Sự khác nhau của いたします và 致します trong văn viết
 

12. Thời gian gọi điện

Trừ những trường hợp hết sức khẩn cấp thì về cơ bản nên gọi điện trong giờ làm việc của đối phương. Thêm vào đó ngay sau giờ bắt đầu làm việc có nhiều công ty tổ chức các buổi họp vào buổi sáng hay giờ nghỉ trưa nên cần tránh những khoảng thời gian trên.

Mong rằng với 12 nguyên tắc này sẽ có thể cung cấp cho bạn thêm một số kiến thức căn bản để có thể làm việc cũng như gây ấn tượng trong mắt đối phương.
Học tiếng Nhật miễn phí:

NIPPON★GO với 3 cấp độ sơ – trung cấp dành cho ôn luyện JLPT

 
Theo Business Book