Nghi thức kinh doanh ở Nhật Bản chịu ảnh hưởng nhiều bởi cấu trúc xã hội và văn hóa, nuôi dưỡng một cách cư xử rất cụ thể trong các giao dịch xã hội và giao dịch kinh doanh. Hiểu được văn hóa kinh doanh nên và không nên làm ngoài ngôn ngữ cơ thể của người Nhật, các cuộc đàm phán và đạo đức có thể giúp ích cho bạn rất nhiều.
Mặc dù có nhiều quy tắc bất thành văn về cách cư xử và lễ nghi được liệt kê dưới đây, nhưng đây là 11 điều quan trọng cần nhớ khi tiến hành các cuộc gặp với khách hàng, đối tác ở Nhật Bản.
Nội dung bài viết
1. Đến sớm
Thời gian là một nguồn lực quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhưng ở Nhật Bản, thời gian được tuân thủ nghiêm ngặt đến mức bạn nên đến sớm ít nhất 10 phút cho bất kỳ cuộc họp nào. Bên cạnh lịch sự, điều này cũng cân nhắc đến khả năng bị chậm trễ hoặc thất bại, cũng như các vấn đề không mong muốn.
Nói chung, đến sớm cũng được coi là một đặc điểm có trách nhiệm khiến ai đó tỏ ra đáng tin cậy, đây là điều lý tưởng để tạo ấn tượng tốt ban đầu đối với một đối tác kinh doanh trong tương lai.
2. Chuẩn bị
Rất nhiều công việc chuẩn bị trước cuộc họp kinh doanh như tài liệu in và danh thiếp chỉ mang tính biểu tượng vì mọi thứ đều có thể được truy cập kỹ thuật số hoặc trực tuyến.
Tuy nhiên, một phép lịch sự đối với bên kia là sẵn sàng với các tài liệu và danh thiếp, cũng như cặp cá nhân và hộp đựng danh thiếp để giữ mọi thứ ngăn nắp.
Trong trường hợp tài liệu in, lý tưởng nhất là cung cấp một bản sao cho mọi người tham dự cuộc họp. Nhưng vì không phải lúc nào cũng cố định số lượng người tham dự, tốt nhất bạn nên hỏi các cộng sự của bên kia một khoảng thời gian thích hợp trước cuộc họp, chẳng hạn như một hoặc hai ngày trước đó, để chuẩn bị tài liệu.
Tuy nhiên, có thể có trường hợp cuộc họp sẽ không yêu cầu tài liệu in. Vì vậy, khi không rõ hay hỏi trước.
3. Danh thiếp
Ở Nhật Bản vẫn có những cách trao và nhận dành thiếp riêng. Thứ tự trao danh thiếp bắt đầu từ viên chức cao cấp, làm việc theo cách của nó cho người cấp dưới nhất.
Danh thiếp được trao và nhận bằng hai tay và cúi đầu ngắn như một lời chào hoặc một lời cảm ơn.
Tuy nhiên, thay vì cất ngay vào hộp đựng danh thiếp, chúng thường được đặt trên bàn cho đến khi kết thúc cuộc họp. Đây cũng là một thói quen tốt nên sử dụng khi cố gắng nhớ tên và chức danh của những người trong cuộc họp.
4. Để tâm đến trang phục
Thuyết trình đóng một vai trò lớn trong việc tạo ấn tượng với mọi người, đặc biệt là khi tiến hành kinh doanh. Ở Nhật Bản, những người kinh doanh thường chọn những màu đơn giản và tối như đen hoặc xám vì chúng có xu hướng trông sạch sẽ và chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh những bộ vest bình thường, việc mặc quần tây trong các cuộc họp cũng được chấp nhận.
Mặc dù có thể có những trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như trong mùa hè mà áo sơ mi và một cặp quần dài được chấp nhận, nhưng quần jean lại quá bình thường để tiến hành bất kỳ loại hình kinh doanh nào.
Bất kỳ trang phục bên ngoài nào như áo khoác và áo khoác mùa đông luôn nên được cởi ra bên ngoài văn phòng. Áo khoác phù hợp nên luôn được mặc trong văn phòng và trong các cuộc họp trừ khi nó trở nên quá khó chịu hoặc nóng vào mùa hè.
5. Chờ cho đến khi được hướng dẫn chỗ ngồi
Việc ai đó ngồi xuống trước người phụ trách hoặc trước khi họ được chỉ dẫn đến chỗ ngồi thường bị coi là thô lỗ.
Tất nhiên, chỗ ngồi được chỉ định vẫn có thể thay đổi vì các tình huống có thể không tuân theo một định dạng thống nhất. Khi bạn không chắc chắn phải làm gì, chỉ cần đợi người phụ trách dẫn bạn đến chỗ ngồi hoặc bạn có thể hỏi về điều đó.
6. Tiếp nhận trà và đồ ăn nhẹ
Trong các cuộc họp, những người tham gia thường được phục vụ trà xanh hoặc đồ ăn nhẹ. Việc từ chối được coi là hành động thô lỗ. Bạn thực sự không cần phải ăn uống ngay khi được mở, bạn chỉ cần cẩm ơn, nhận và để sang một bên.
7. Hãy luôn chú ý
Ghi chép trong cuộc họp tạo ấn tượng rằng người đó đang chú ý và tôn trọng người nói. Điều này cũng ngụ ý rằng bạn có trách nhiệm và quan tâm đến chủ đề này.
Trong một trường hợp khác, việc liếc nhìn đồng hồ hoặc đồng hồ đeo tay có thể biểu thị sự thiếu kiên nhẫn hoặc không quan tâm.
8. Đưa ra lời khen nhưng cần vừa phải
Việc khen là một cách tốt để thiết lập mối quan hệ kinh doanh theo hướng tích cực. Văn hóa kinh doanh ở Nhật Bản có xu hướng tập trung vào mối quan hệ giữa các cộng sự thay vì lợi ích của một thỏa thuận. Tạo ấn tượng tốt ban đầu là một trong những bước khởi đầu để tạo dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Khen ngợi sản phẩm hoặc dịch vụ của riêng bạn là một câu chuyện khác. Như bạn có thể đoán, việc khen ngợi quá đà có thể khiến người đó trở thành người kiêu ngạo hoặc tự cho mình là trung tâm, bị coi thường.
Cùng lưu ý đó, người Nhật coi trọng sự khiêm tốn. Trong một cuộc họp kinh doanh, điều quan trọng là phải xem xét điều này và nói với một giọng điệu bình tĩnh mà không tạo sự màu mè quá mức.
9. Tôn trọng tuổi tác và địa vị
Hãy để ý danh thiếp để biết vị trí của những người tham gia cuộc họp. Ngoài ra điều này còn có thể nhận ra từ thứ tự giới thiệu, vị trí ngồi…
10. Đừng quá căng thẳng
Các giao dịch kinh doanh ở Nhật Bản rất hiếm khi kết thúc trong lần gặp đầu tiên, vì vậy đừng quá nản lòng khi thấy mình chưa nhận được sự đồng ý.
Các doanh nghiệp Nhật Bản có xu hướng lập kế hoạch dài hạn, thích làm quen với bạn, sản phẩm và dịch vụ của bạn và thiết lập một thỏa thuận kinh doanh – giống như kết bạn vậy.
Tương tự, việc gây áp lực lên phía bên kia để đưa ra quyết định ngay tại chỗ sẽ là điều khó chịu.
Người Nhật thường tránh những câu nói trực tiếp, khiến ai đó không quen với bản chất này dễ hiểu sai những câu trả lời như “rất khó” hoặc “chúng tôi sẽ nghĩ về điều đó”. Mặc dù những cụm từ này có vẻ hy vọng, chúng cũng là một cách lịch sự và gián tiếp để nói “không”, cũng như thay đổi chủ đề hoặc giả vờ không hiểu.
11. Cúi chào – một dấu hiệu của sự tôn trọng
Không giống như ở các nước phương Tây, cúi chào là một cách để chào một ai đó ở phần lớn các nước Đông Á, bao gồm cả Nhật Bản. Chủ yếu có 3 cách để cúi đầu, tùy thuộc vào mức độ bạn tôn trọng ai đó hoặc mức độ hối lỗi của bạn.
Văn hoá cúi đầu – Ojigi của người Nhật
Cúi đầu nhẹ ở góc 15 độ là cách chào hỏi bình thường hoặc thân mật hơn. Tuy nhiên, trong các cuộc họp, mọi người thường cúi đầu từ 30 đến 45 độ và giữ nó trong vài giây.
Ở khía cạnh tương tự, khi người phụ trách dẫn bạn đến thang máy, đừng ngạc nhiên nếu họ cúi đầu trong vài giây hoặc cho đến khi thang máy khép lại. Khi điều này xảy ra, bạn nên làm theo đồng thời để tỏ ra lịch sự.
Hiện Nhật Bản có tỷ lệ đầu tư ra nước ngoài cao nhất trên thế giới và chính phủ đang cung cấp rất nhiều trợ cấp để khuyến khích các công ty khởi nghiệp nước ngoài đến Nhật Bản và kinh doanh tại đây. Điều này có nghĩa là ngày càng có nhiều người học cách tương tác xã hội phức tạp hơn trong các doanh nghiệp Nhật Bản.
Hi vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đi gặp khách hàng, đối tác.
4 điểm cần nắm khi giới thiệu bản thân chốn công sở để gây ấn tượng đẹp
Tổng hợp LOCOBEE
