Khi tham dự một cuộc họp để gây được ấn tượng với cấp trên và những người xung quanh cần chú ý từ thái độ, hành động đến cách phát ngôn. Vậy làm thế nào để  chứng tỏ bạn là một nhân viên tích cực khi tham gia các buổi họp hãy ghi nhớ một số chú ý cơ bản sau đây.

Tinh thần chung

Để không tỏ ra là người bị thụ động hãy làm tốt 05 điều sau đây:

• Đọc trước tài liệu liên quan: nếu như được phát trước tài liệu hãy đọc kĩ tài liệu đó. Trong trường hợp cần thiết có thể chuẩn bị thêm tài liệu hoặc tìm hiểu thêm để có thể đưa ra  ý kiến của bản thân
• Ở trong trạng thái sẵn sàng tham gia cuộc họp từ trước 5 phút trước giờ bắt đầu
• Mang theo sổ, bút để ghi chú lại: mặc dù sẽ có người sẽ ghi lại biên bản cuộc họp nhưng việc ghi chú lại các thông tin được cung cấp có thể giúp bạn trong việc hình thành ý kiến xây dựng cho chủ đề đang được bàn bạc
• Ngồi ở ghế gần cửa ra vào: nếu là nhân viên mới chức vụ còn thấp hãy ngồi ở vị trí gần cửa ra vào, các vị trí ghế bên trong dành cho những người có chức vụ cao hơn
• Chủ động dọn dẹp phòng họp sau cuộc họp

[Văn hoá công ty Nhật] Mẫu cơ bản của Biên bản cuộc họp trong tiếng Nhật – 議事録

Khi lắng nghe

Trong quá trình cuộc họp diễn ra hãy tập trung lắng nghe các phát biểu của các nhân viên khác:

• Ngồi một cách ngay ngắn, lưng thẳng, không chống tay lên bàn, không dựa lưng vào ghế
• Thể hiện sự đồng tình bằng các biểu hiện như gật đầu nhẹ
• Chú ý nghe và ghi chép lại các ý chính
• Nếu có câu hỏi nên lựa chọn những thời điểm phù hợp, tránh chen ngang khi người khác đang nói
• Cố gắng không rời ghế họp quá nhiều nhất là khi có người đang trình bày
• Luôn trong tư thế sẵn sàng đưa ra ý kiến

[Văn hoá công ty Nhật] Điều cần chú ý khi nhận chỉ thị từ cấp trên

Khi phát biểu

Khi là người đưa ra ý kiến hãy chú ý những điều dưới đây:

• Phát biểu với sự hăng hái và ngắn gọn, rõ ràng, nói kết luận trước sau đó đưa ra dẫn chứng, lý do để trình bày
• Trước khi phát biểu nên giơ tay để nhận được sự đồng ý được phát biểu
• Đứng ở tư thế trung lập, không nên nói những điều có tính đối đầu, đưa người khác vào tình huống khó xử
• Nói với âm lượng đủ để mọi thành viên trong phòng họp đều có thể nghe được
• Chú ý nói súc tích, có tiếp hậu ngữ (語尾 – gobi) rõ ràng, trách cách nói mờ hồ

Bạn đã an tâm hơn rồi chứ. Hãy xem đây là cơ hội để mình có thể ghi điểm trong mắt mọi người. Thái độ tích cực và tự tin có thể nói là chìa khoá dành cho bạn dù là khi tham dự một cuộc họp ở công ty hay bất kì công việc nào ở công ty mà bạn đang làm việc.