Thường các công ty Nhật có một bộ phận đảm nhiệm việc hướng dẫn và tiếp đón khách hàng khi họ tới thăm công ty. Tuy nhiên đối với các công ty nhỏ có thể bạn sẽ phải làm công việc này. Việc tìm hiểu về cách tiếp đón này là không hề thừa nhé. Bạn sẽ được đánh giá rất tốt trong mắt mọi người nếu như biết xử lí một cách chuyên nghiệp đấy. Đây cũng là một phần vô cùng quan trọng trong văn hoá công ty Nhật!

Đón khách

Khi nhìn thấy khách hàng, hãy chào đón họ bằng nụ cười thân thiện. Tiếp đến, xác nhận những thông tin như:

• Tên công ty
• Tên vị khách
• Có hẹn trước với ai không?
• Nếu có ai là người cần gặp?

Khi đã hỏi được những thông tin trên hãy xác nhận lại với khách hàng lại một lần nữa và mời họ ngồi ở ghế chờ.

Hướng dẫn tới phòng chờ

Khi xác nhận được với những người bên trong công ty, tiếp đến hướng dẫn họ đến phòng khách. Nhớ đi về phía bên trái chêch lên một chút, tránh không quay lưng 100% về phía khách.

Chú ý khi đi cần điều chỉnh tốc độ phù hợp không quá nhanh, không quá chậm. Nếu đi lên cầu thang thì đi về phía sau của khách và khi xuống nên đi trước khách mà bạn đang hướng dẫn.

Mời vào phòng tiếp khách

Trước khi mở cửa hãy gõ cửa trước, sau đó mở và giữ cửa! Chú ý 2 điểm sau:

• vào trước nếu như cửa mở vào bên trong
• mời khách vào trước nếu cửa mở ra ngoài

Tiễn khách ra về

Tuỳ vài khách mà vị trí tiễn cũng khác nhau. Thông thường với những toà nhà cao tầng hãy tiễn khách bạn tới thang máy, bấm và giữ thang cho họ. Đối với những người có chức vụ cao hoặc với những trường hợp khách đến phàn nàn về một vấn đề gì đó hãy tiễn họ đến tận sảnh của toà nhà. Thường thì người trực tiếp nói chuyện với khách là người thực hiện bước tiễn khách ra về này.

Dù trường hợp nào đi nữa đừng quên cuối chào một cách thật lịch sự.

Dù cho bận thế nào đi nữa cũng không được phép làm một cách qua loa. Điều đặc biệt quan trọng trong cả 4 giai đoạn này đó là việc bạn cần phải luôn vui vẻ và niềm nở. Hình ảnh và cách tiếp đón của bạn có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty của bạn.

Sưu tầm/Biên soạn ZEN (LOCOBEE)