Văn phòng chia sẻ hiện không còn là một khái niệm mới mẻ cả ở Việt Nam và Nhật Bản. Đây chính là nơi ra đời những doanh nghiệp mới và đang được đông đảo các doanh nghiệp quan tâm. Bất kỳ doanh nghiệp hoặc cá nhân nào cũng có cơ hội để phát triển nếu như biết tận dụng đúng cách.

 

Không gian như một quán cà phê

Đây  là một không gian công sở có ở Roppongi, Tokyo. Đi thang máy lên tầng 16, bạn có thể bắt gặp một không gian vô cùng sang trọng với nội thất hầu hết được làm bằng gỗ bên cạnh đó còn có ghế sofa.

 

Tại không gian này còn có những quầy phục vụ miễn phí bia hay cà phê. Ngoài ra còn có tiếng cười nói rôm rả. Chỉ hai điểm này thôi có thể bạn sẽ nghĩ ngay đây là một nhà hàng hay một quán cà phê. Tuy nhiên thực chất nó là một không gian của loại hình kinh doanh văn phòng chia sẻ.

Văn phòng này được điều hành bởi một công ty lớn đến từ Mỹ có tên gọi Wework (ウィーワーク). Công ty này được hình thành từ năm 2010 và không ngừng phát triển với tốc độ chóng mặt. Hiện nay nó có tới 250 văn phòng chia sẻ tại 74 thành phố trên toàn thế giới. Số người sử dụng văn phòng chia sẻ của công ty này lên đến 240.000 người và bước vào thị trường Nhật Bản từ tháng 2 năm 2018. Tại thủ đô Tokyo hiện có 4 văn phòng được điều hành bởi công ty này.

Ban đầu những loại hình văn phòng chia sẻ được sử dụng bởi hầu hết các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc các doanh nghiệp cá nhân với mong muốn cắt giảm chi phí phòng ốc. Tuy nhiên gần đây nhu cầu làm việc linh hoạt không bị ràng buộc về địa điểm tăng lên và văn phòng chia sẻ là một trong những lựa chọn cho đối tượng khách hàng này.

Tại Mỹ, các ông lớn như Microsoft, Amazon và Facebook cũng đã và đang sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ này. Bạn có biết vì sao không? Dưới đây sẽ là câu trả lời cho bạn!

 

Không gian kết nối giữa những người dùng một cách tự nhiên

Không gian văn phòng chia sẻ tại Roppongi hiện tại đang có trên 900 người sử dụng. Các không gian sử dụng chúng như các khu vực quầy hoặc ghế sofa. Bên cạnh đó còn có phần không gian chuyên dụng dành cho các doanh nghiệp đã thực hiện ký kết hợp đồng với công ty cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ.

 

Sự phân cách của hai khu này hoàn toàn là các tấm kính ngăn cách. Mọi hoạt động bên trong cũng như bên ngoài khu chuyên dụng đều có thể nhìn thấy rõ. Chính vì thế việc đi vào đi ra không gian chuyên dụng hay công cộng làm cho khá nhiều các doanh nghiệp trở nên quen biết lẫn nhau.

Đây chính là ưu điểm của mô hình văn phòng chia sẻ – hình thành những mối quan hệ giữa những người sử dụng dịch vụ. Nó kết nối những con người ở các độ tuổi, lĩnh vực mà nếu như không có những không gian như thế này thì ít có cơ hội có thể biết đến nhau. Chắc chắn sẽ có không ít các ý tưởng mới, hợp tác kinh doanh mới được sinh ra từ các mối quan hệ này.

 

Câu chuyện từ người dùng

Anh Igarashi Noriyuki, 39 tuổi, mới xây dựng doanh nghiệp từ tháng 12 năm 2017 là một trong những người sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ. Anh đang cố gắng khởi nghiệp ở một mảng kinh doanh mới bằng việc cung cấp dịch vụ cho thuê và nhận thuê các thiết bị chuyên dụng dùng trong chụp ảnh như máy ảnh phản xạ ống kính đơn, hay thiết bị bay không người lái (Drone).

 

 

Anh cho biết anh rất ấn tượng với trang web của Wework dành cho các thành viên sử dụng dịch vụ của nó. Nó như một trang mạng xã hội dành cho tất cả 240.000 người sử dụng có thể dễ dàng nhắn tin tới hệ thống. Khi anh tìm kiếm người phát triển ứng dụng cho doanh nghiệp của mình, anh đã nhanh chóng nhận được sự ứng tuyển đến từ nước ngoài. Điều này làm anh vô cùng ngạc nhiên và thích thú. Không những thế anh còn nhận được sự giới thiệu từ một doanh nghiệp của Hàn Quốc khi anh tham gia gọi vốn cho công ty của mình.

 

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, vốn và nhân lực luôn là hai vấn đề nòng cốt. Với trang web này anh đã nhanh chóng nhận được sự hỗ trợ từ những người có khả năng.

 

Ngay cả đối với những doanh nghiệp có lịch sử lâu đời cũng khá quan tâm đến mô hình văn phòng chia sẻ, nơi tìm kiếm ra cơ hội phát triển mới. Đó là câu chuyện khác đến từ tập đoàn Morisawa.

Morisawa, một tập đoàn đa quốc gia có lịch sử 94 năm trong ngành phát triển phông chữ cho các thiết kế được dùng cho sách hoặc các ấn phẩm khác. Khi doanh nghiệp này đang đau đầu về sự phát triển chậm chạp của các nguồn thu đến từ việc in ấn, họ đã quyết định chuyển 6 nhân viên của bộ phận Phát triển sang làm việc tại văn phòng chia sẻ.  Sáu nhân viên này đã nỗ lực không ngừng trong việc hình thành các mối quan hệ với những người ở các doanh nghiệp khác nhau về quy mô và lĩnh vực. Kết quả là họ đã cho ra đời ứng dụng cho phép nhìn các chữ như đang nổi trên bề mặt của ảnh bằng việc đưa vào sử dụng công nghệ 3D. Tổng giám đốc của Morisawa cho biết “để tạo được bước phát triển mới không thể dùng cách suy nghĩ vốn có từ trước đến nay. Sự kết nối với những con người mới là vô cùng quan trọng.”

 

Sáng tạo mở – Open innovation

Một doanh nghiệp sẽ làm gì khi muốn tung ra một sản phẩm hoặc dịch vụ mang tính chiến lược? Cố gắng ngăn chặn sự chú ý của đối thủ, phát triển và rèn rũa các kỹ thuật? Cách làm này không còn phù hợp với thời đại khi mà tốc độ là một trong những điều kiện sống còn của các doanh nghiệp. Khi nhìn vào mô hình Văn phòng chia sẻ chúng ta có thể nhận ra ý nghĩa của “Sáng tạo mở”, một khái niệm nghe khá nhiều trong thời gian gần đây. Mong rằng từ những khu văn phòng chia sẻ sẽ phát triển ra những mô hình kinh doanh mới trong thời gian tới với ưu điểm vốn có của nó.

 

Nguồn: NHK