Cập nhật ngày: 15/7/2020

Cách trả lời điện thoại là một trong những những văn hóa công sở cơ bản mà tất cả những ai làm cho công ty Nhật Bản hay làm việc bằng tiếng Nhật đều cần phải nắm rõ. Tại bài viết này LocoBee sẽ gửi tới tất cả các bạn những nguyên tắc cơ bản về việc trả lời điện thoại tại công ty.

Điểm cơ bản cần nắm rõ

Khi có một cuộc điện thoại gọi đến văn phòng công ty, hãy nhấc máy trong vòng 3 tiếng chuông đổ, đó chính là những quy tắc trong văn hoá công sở. Ngay cả khi không thể nhìn thấy khuôn mặt, bạn cũng cần phải thể hiện khuôn mặt cười và trả lời bằng một giọng nói rõ ràng, khoẻ mạnh.

Khi nhận được cuộc gọi từ đầu dây bên kia, bạn phải tự giới thiệu về công ty

「お電話ありがとうございます。｛※会社名｝でございます。」

Chào hỏi và đi vào vấn đề chính

Sau khi bạn chào hỏi và giới thiệu tên công ty, đầu dây bên kia sẽ bắt đầu giới thiệu. Sau khi xác nhận được tên công ty và tên, họ sẽ đi vào vấn đề chính.

Bạn hãy cầm bút và giấy nhớ để ghi chép lại những điều cần thiết.

Trong trường hợp bản thân bạn không thể giải quyết được vấn đề và phải chuyển máy cho một người phụ trách khác, hãy nói một cách lịch sự để chuyển máy.

→「それでは、担当へお繋ぎしますので、少々お待ちください」

【Trong trường hợp vắng mặt】

「ただいま担当者が｛※外出｝しております。改めて、折り返しご連絡させましょうか？」

• 「恐れ入りますが、お名前とご連絡先を頂戴できますでしょうか？」

Khi hỏi xong hoặc kết thúc cuộc gọi, hãy tắt máy một cách lịch sự

Bạn phải vừa nói「それでは失礼いたします。」(Soredewa shitsureiitashimasu – Tôi xin phép thất lễ) và vừa tắt điện thoại.

Giống như một quy tắc chung, khi đặt điện thoại xuống phải xác nhận xem đầu dây bên kia đã tắt hay chưa. Hãy giữ điện thoại yên lặng cho đến khi đầu dây bên kia tắt điện thoại. Không để điện thoại xuống một cách vội vàng và phát ra tiếng kêu.

Vì không thể nhìn thấy gương mặt khi nói chuyện điện thoại, chỉ có thể thể hiện mọi thứ qua lời nói. Chính vì thế hãy nói chuyện một cách dễ nghe, bằng giọng nói rõ ràng, khoẻ khắn.

* Bài viết thuộc bản quyền của LOCOBEE. Vui lòng không sao chép hoặc sử dụng khi chưa có sự đồng ý chính thức của LOCOBEE.